Bestuursvergadering 02 april 2012

Aanwezig: Jan van Bussel, René Francken, Guido Liebrand , Harrie Surminski, Vincent Withagen,
               Harry Manders, Hans Hebben (gast), Yvonne Maas (notulist)
Afwezig:   Kees Roelofs
Duur:       19.30 - 23.10 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
Welkom aan alle aanwezigen.

2 Toegevoegde stukken vanuit het DB overleg.
Er heeft geen overleg plaatsgevonden.

3 Ingekomen / uitgaande stukken
Er zijn geen noemenswaardige stukken ontvangen. Vincent zal het overzicht maken.

4 Concept verslag vergadering 19 maart 2012
Punt 4a - Nard Reinders was niet blij met de afzegging van het Floriade optreden op deze termijn.
Punt 6 - Laatste zin wijzigen in: "met de betrokken partijen".
Rondvraag: Vincent neemt afstand van de opmerkingen die Jan heeft gemaakt over het bestuur.
De opmerkingen van Jan zijn als advies bedoeld. Hij licht tijdens de vergadering zijn uitspraken nogmaals toe.
Het verslag wordt vastgesteld.

5 Beleidsplan
Het concept beleidsplan wordt per pagina doorgenomen.
Bij het onderdeel "de belangrijkste structurele inkomsten" wordt opgemerkt dat de begroting elk jaar opnieuw gebaseerd moet zijn op een 1/3 verdeling van ledencontributie, papier recycling en sponsor/subsidie inkomsten. Men moet waken voor een te grote afhankelijkheid van de papieropbrengst. Momenteel is de opbrengst goed, waardoor een buffer opgebouwd kan worden. Mogelijk wordt de opbrengst na de verhuizing minder.
Het koor is, qua software en systeem, volledig afhankelijk van 1 persoon. Er valt winst te behalen door het zelf aanschaffen van een pc met programmatuur. Meer koorleden zouden de kennis aan moeten leren. Dit wordt een actiepunt voor het bestuur.
René gaat de gemaakte opmerkingen en correcties in de tekst aanpassen. Vóór de ALV wordt het beleidsplan als concept op de site geplaatst. De nieuwe versie zal naar het bestuur gestuurd worden.

6 Financieel overzicht
Jan neemt de cijfers door die ontvangen zijn van de boekhouder. Hij is het nog niet op alle punten met de cijfers eens. Het VMK heeft winst gemaakt mede door de grote papieropbrengst.
Jan komt nog terug op de ± € 4.000,- extra kosten van de stichting 100 jaar VMK. Dit gaat waarschijnlijk om creditnota's van de schouwburg en bonnen van de Witte Hoeve. De analyse is nog niet helemaal duidelijk. Niet doorberekende kosten van de stichting komen nu ten laste van het VMK. De stichting heeft het koor € 24.000,- gekost. Er was € 20.000,- voor gereserveerd.
Op het overleg van het bestuur op 11 april heeft Jan de presentatie klaar, zodat deze op 12 april tijdens de ALV gepresenteerd kan worden.

7 Activiteiten
Evaluatie:
a)Commissieledenbijeenkomst - Het informele karakter werd op prijs gesteld.
b) Kerkdorpentour Smakt - De zaken waren goed geregeld en gecommuniceerd door Michel. De pastoor volgde de afspraken niet op. Vraag is of de dirigent voor de mis in de sacristie is geweest om het programma af te stemmen. Hier moet een vaste procedure van gemaakt worden.
Het voorstel om voor of na de mis op de kerkdorpen een miniconcert te geven, legt René voor aan de muziekcommissie.
Voorbereiden:
a) ALV - De agenda is verstuurd. Vincent regelt stembriefjes en schrijfbenodigdheden voor de rondvraag.
b) VMK & family - René zal bij Michel informeren naar de afspraak met de zangers van St. Frans inzake hun bijdrage in de kosten.
c) Oranjeconcert - Volgens Michel vraagt Harmony geld voor haar optreden. Normaliter vragen zusterverenigingen geen geld. Het is niet de gewoonte om een vergoeding te geven. Als het bedrag al toegezegd is, kan dit niet meer teruggedraaid worden. René neemt de kwestie met Michel op en zal rapporteren aan het bestuur.

8 Stand van zaken rondom nieuwe papierverzamelplaats
De aangepaste tekening die ook bij de gemeente ligt, wordt besproken. De oorspronkelijk bedoelde grote plek gaat niet door. Er zal nog onderhandeld moeten worden over de grondprijs. Door de hoogspanningsmast is de grond minder waard dan de prijs die de gemeente vraagt. Gewacht wordt op de reactie van de verantwoordelijke wethouder.
Het voordeel van een eigen plek met vergunning is dat de continuïteit van papier inzamelen gewaar- borgd is. Nu is het voor het VMK verboden om bedrijfspapier in te zamelen. Mogelijk kan er in de toekomst papier ingezameld worden van het MKB buiten de gemeente om.

9 Nieuws uit de commissies
Muziek:
a)Verzoek van het mannenkoor Maasbree aan het VMK om 21 oktober op te treden in Maasbree.
Twee bezwaren worden geuit: andere koren staan al langer op de wachtlijst en als het eindejaar-programma pittig wordt, zijn er mogelijk extra repetities nodig.
Aan de andere kant staan de koren die nu op de wachtlijst staan, voorlopig nog niet op de agenda.
René koppelt de opmerkingen terug naar de muziekcommissie.
b) Over VMT staken de stemmen binnen de commissie. Vincent zoekt uit of aanmelden nog kan en of men zelf aan kan geven op welke locatie gezongen wordt. "De Bleek" heeft de voorkeur.
c) Voor het eindejaarconcert is Anton bezig met de muziek en zal zijn lijst naar de Philips dirigent sturen. De muziekcommissie wil een publiekstrekker. Voorstel Susan Seegers.
Na zorgvuldig beraad neemt het bestuur de beslissing om dit jaar 1 concert te verzorgen en wel op de zaterdagavond. Zo loopt het koor het minste financiële risico. René geeft dit bestuursbesluit door aan Philips, Anton, de schouwburg en de muziekcommissie. Naar het publiek zal een goed verhaal afgegeven moeten worden waarom er maar 1 concert wordt gegeven.
Concert: De organisatie ligt op schema. Het ochtendconcert duurt tot in de middag.
Kroniek: Het streven is om deze voor de ALV klaar te hebben. Het wordt de laatste kroniek van Jan.
Opstoek: Als de samenwerking met de Piëlhaas niet doorgaat, ligt er geen toekomst voor de Opstoek. Men had graag in een vroeger stadium pr gehad. Dit is moeizaam verlopen.

10 Protocol "Diverse financiële transacties"
Het bestuur gaat akkoord met het concept. René zal de koorleden aan de piano op het protocol attenderen.

11 Leden / zorg: Plan van aanpak
Harrie S. licht de belangrijkste punten toe die uit de commissie bijeenkomst zijn gekomen voor wat betreft presentie/ledencontact, activiteiten voor leden en suggesties voor andere commissies.
- De gemiddelde leeftijd bijhouden, wil Jan blijven doen, mits alle informatie goed wordt aangereikt.
- Inzake het begeleiden van aspirant leden door buddy's wordt opgemerkt dat de vastgestelde procedure voor nieuwe leden op de site staat.
- Tip om een stamtafel in Venray in te richten als alternatieve hangplek.
- Tip om voor de senioren dag (zonder weduwen) geen museum te bezoeken maar een accordeon te regelen, een borrel en dan samen zingen. En nodig meteen de(tijdelijk) niet-actieve leden uit.
- Als de voorgestelde fietstocht doorgaat, vervalt de repetitie. René neemt dit op met Anton.
- Het idee van de flashmob blijft staan.
Voor wat betreft de suggesties voor de andere commissies geldt dat wie zich aangesproken voelt als vertegenwoordiger van de betreffende commissie de genoemde suggestie mag oppakken.

Harrie doet verslag van de belangrijkste punten uit de KNZV vergadering:
- De officiële uitnodiging voor het concours in Zwolle in 2014 komt binnenkort.
- BUMA pakt Vincent op.
- De subsidiegelden worden verdeeld onder de verenigingen die daarvoor in aanmerking komen. Jan heeft nog geen reactie gehad op zijn subsidieaanvraag.
- Voor publicaties over activiteiten kan het VMK ook de KNZV site gebruiken.
- Oproep om de KNZV bibliotheek te gebruiken.
- Informatie over koorscholing voor bestaande leden volgt. René is al bezig met de voorbereidingen voor koorscholing voor nieuwe leden. Zodra de informatie van het KNZV binnen is, kan e.e.a. mogelijk gekoppeld worden.

12 Rondvraag
Harrie M.: Krijgt Jan mandaat om de zaken rond de papierverzamelplaats in Leunen af te handelen?
Jan wil unaniem mandaat met onderhandelingsvrijheid. Deze maand geeft het bestuur uitsluitsel.
Guido: - Op korte termijn moet er contact worden opgenomen met de Piëlhaas inzake de Opstoek.
-Tijdens het afscheidsdiner van de stichting 100 jaar VMK is ter plekke het besluit genomen om de dinerkosten van 2 niet-koorleden te vergoeden. Dit werd door de twee aanwezige bestuursleden als een gepaste afhandeling gezien als dank voor de inzet al die jaren. Op eerdere overleggen is de vergoeding besproken maar heeft het bestuur geen beslissing genomen, vandaar dat Jan de kwestie zo afgehandeld heeft. René is het niet eens met de actie aangezien het wel een koorlid betreft en mede omdat degene die het altijd over protocollen heeft, zelf het protocol niet nageleefd heeft. Mochten zich situaties in de toekomst voordoen, dan moet er bij het nemen van een beslissing minimaal 1 ander bestuurslid bij zijn i.v.m. de naleving van het protocol.
Harry S.: Andere koren zijn al bezig met "Ontdek je stem". Het is belangrijk dat het VMK een plan maakt. A.d.h.v. een plan kan er subsidie aangevraagd worden. Dit is een aandachtspunt.
René: - De aanpassing van het boekjaar aan het kalenderjaar is akkoord. Vincent agendeert dat voor het einde van het jaar de statuten aangepast moeten worden.
- Volgens Theo Janssen zijn er geen afspraken gemaakt met leden over het niet betalen van de contributie. René spreekt de betreffende personen aan. Jan zoekt uit om welke bedragen het gaat.
- Naar wie kan de informatie over nieuwe sponsors gestuurd worden? Naar Vincent. Jan heeft een presentatie in de computer staan. De taak past het beste bij een commercieel, pr persoon die de contacten met de sponsors legt en onderhoudt. Vincent agendeert dit punt.
Hans H.: Het 1e gedeelte van de vergadering was formeel. Het 2e gedeelte was interessanter.

Bestuursvergadering 19 maart 2012

Aanwezig: Jan van Bussel, Guido Liebrand, Harrie Surminski, Kees Roelofs, Vincent Withagen,
Harry Manders, Michael Claessens (aanwezig tot 20.15 uur), Hubert Vroomen (gast),
Yvonne Maas (notulist)
Afwezig: René Francken, Hans Hebben (gast), Leo Nooijen (gast), Wim Heldens (gast)
Duur: 19.30 - 22.45 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
Bij afwezigheid van René is Vincent voorzitter van de vergadering. Welkom aan alle aanwezigen.

2 Nieuws van de muziekcommissie
a) Het optreden op de Floriade is geannuleerd. Het afgesproken tijdstip schikte de dirigent niet.
b) De muziekcommissie maakt zich zorgen over de eindejaarsconcerten. René en Guido nemen 20 maart contact op met Philips en zullen de uitkomsten berichten naar het bestuur. Op 22 maart na de repetitie is er een overleg tussen het bestuur en de muziekcommissie. Aan het einde van de maand moet er duidelijkheid zijn over de inhoud van het programma en met wie het VMK samen iets gaat doen. Het heeft de hoogste prioriteit dat iedereen nadenkt over een alternatief.
c) Jan Albers heeft contact gelegd met artiest Ernest Beuving. De bedoeling is goed, maar is niet conform de werkwijze die het VMK hanteert. In het beleidsplan staat beschreven wie waarvoor verantwoordelijk is. Vincent bespreekt dit met Jan Albers.
d) In het kader van de kerkdorpentour is op 22 juni 2013 een optreden in Wanssum vastgelegd.
e) Voor het project ZING! zijn flyers over 23 scholen verspreid. Tot 2 april kunnen kinderen zich aanmelden. Bij de schouwburg is alles geregeld voor het optreden op 22 april. Aan het programma worden nog 2 werken van de Zangers van St. Frans toegevoegd. Voor wat betreft de inhoud van het programma moeten de contacten via de muziekcommissie lopen. Voorgesteld wordt om de vaders bij het concert te betrekken door het laten meezingen van de canon. Michel neemt dit met Anton op.
f) Het Oranjeconcert op 26 april is samen met koor Harmony uit Oostrum. Ook een gedeelte van het programma van 22 april zit erin. De deelnemende kinderen mogen als eerste optreden.
Als het Oranjeconcert een VMK initiatief blijft en alleen door het VMK wordt bekostigd, moet dit duidelijk naar Harmony worden gecommuniceerd. Michel is de contactpersoon.
g) Invulling geven aan het optreden in Geysteren moet nog.
h) Het idee van de flash mop tijdens Venray Muzikaal Totaal neemt Michel op met Anton. Als het VMK niet meedoet aan VMT, zou een flash mop problemen kunnen geven met de VMT organisatie.

3 Toegevoegde stukken vanuit het DB overleg.
Er heeft geen overleg plaatsgevonden.

4 Ingekomen / uitgaande stukken
a) Vincent stuurt Nard Reinders bericht dat het optreden op de Floriade niet doorgaat.
b) Harrie S. gaat met Vincent of René naar de KNZV vergadering op 31 maart.
c) De verouderde informatie op de website is inmiddels verwijderd. De link naar de jubileumsite staat er op. Alle informatie die leden zien na inloggen op de ledensite wordt bijgehouden door Harrie Franken. Publieke informatie hoeft niet op de ledenpagina's vermeld te worden.
d) Peter Janssen heeft zich afgemeld als koorlid. Vincent stuurt de mededeling naar het bestuur.
e) Jan heeft de subsidieaanvraag voor VMK & Family verzonden.

5 Concept verslag vergadering 13 februari 2012
Punt 2a - begrote bedragen voor VMK & Family toevoegen: minimaal € 1.719,-, Worst Case € 3.519,-.
Punt 2e - laatste zin wijzigen in: het wordt een VMK concert met medewerking van Philips als dit doorgaat.
Punt 8 - laatste zin verwijderen.
Met deze aanpassingen wordt het verslag goedgekeurd.
Punt 4 c - Kees moet Andre van der Steen nog polsen over toetreding tot de pr-commissie.

6 Actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 39 - Het bestuur gaat akkoord met een reservering van € 7.000,- voor de cd-opname. Opname kan plaatsvinden in 2013 - 2014 als het VMK zich voorbereidt op deelname aan een concours.
Punt 47 - Aanpassen statuten - HR is afgehandeld.
Punt 49 - Declaratie. Het bestuur is ermee akkoord gegaan dat een 10 jaar oude declaratie volledig vergoed wordt. René wordt gevraagd een korte terugkoppeling van het gesprek met Jan A. te geven.
Het door Jan geschreven concept protocol moet op het volgende overleg bekrachtigd worden.
Actielijst beleidsplan
Punt 3 - Papierverzamelplaats. Jan licht de tekening en de plannen toe voor de nieuwe locatie aan de Metaalweg. Het VMK heeft aan de gemeente voorgesteld om de grond, max. 500 m², te kopen.
In de begroting staat een bedrag gereserveerd voor de verhuizing van de papierverzamelplaats.
Op de volgende bestuursvergadering moet worden afgesproken of Jan het mandaat krijgt om de zaken met alle betrokken partijen af te handelen.

7 Beleidsplan
Op 2 april worden het beleidsplan en de voorlopige resultatenrekening 2011 besproken. Opmerkingen van te voren naar René sturen. Jan zal de grafieken updaten.
Op 11 april spreekt het bestuur over de cijfers die op de ALV gepresenteerd worden.
Zodra de boekhouding op 31 maart is afgesloten, zijn de cijfers beschikbaar waarmee de begroting te maken is. Harrie M. en Jan bespreken 11 april de begroting 2012-2013. Elk bestuurslid geeft tijdig aan wat van zijn commissie verwacht wordt aan kosten.
Achter de begroting zit een visie, waarvan het beleidsplan de basis is. Binnen het bestuur moet er overeenstemming komen over het beleidsplan. Speerpunten zijn verjonging en vernieuwing.
Op de ledenvergadering van 12 april komt de begroting en de resultatenrekening aan de orde.
Voor de toekomst is het beter het financiële jaar per kalenderjaar te laten lopen en de algemene ledenvergadering in februari te organiseren.

8 Activiteiten
Evaluatie:
a) Vastelaovesmis - Na afloop bij elkaar komen bij de Rooijerie is goed bevallen. Bij een volgende bijeenkomst duidelijke afspraken maken over het uitdelen van 1 consumptiemunt per koorlid.
b) Uitstapje 10 maart - Het was een leuke happening.
Voorbereiden:
a)Commissieledenbijeenkomst - Mart G. heeft de zaken met de Witte Hoeve geregeld.
b) Kerkdorpentour Smakt - Na het optreden wordt er geen koffie / gebak aangeboden. In de andere dorpen is dat ook niet gebeurd.
c) ALV - Guido is herkiesbaar. Toevoegen aan de agenda: de goedkeuring van de jaarrekening en decharge van het bestuur. Kees regelt de opstelling van de tafels bij de Witte Hoeve.
d) VMK & family - In de pr wordt voortaan gesproken over ZING!
e) Oranjeconcert - Vincent verstuurt de uitnodigingen. O.a. ook naar het Oranjecomité.

VMT en Eindejaarsconcert toevoegen op de agenda bij het onderdeel "Activiteiten". Actie Vincent.
 
9 Nieuws uit de commissies
Concert: Het voorlopige programma voor 22 april is binnen. Het ziet er goed uit.
Kompeneej: 1 afzegging ontvangen.
Website: Het bestuur gaat overwegen om een site te laten ontwikkelen die eenvoudiger te bedienen is. Het opzetten van een site via de KNZV kan bijna gratis. Kees zal dit bekijken.
Opstoek: De evaluatie is 20 maart.
Copy-center: Kees informeert bij Mart of de kopieermachine aan vervanging toe is. Mart moet een team om zich heen vormen dat stand-by is voor het geval hij verhinderd is. Aandachtspunt Kees.

10 Aanwezigheid
In het aanwezigheidsprotocol staat dat de contributie wordt doorgerekend zolang iemand lid is van het koor. De regel geldt ook voor leden die langdurig afwezig zijn. Tenzij iemand om respijt vraagt wegens financiële problemen. In alle zaken waarin het protocol niet voorziet, beslist het bestuur.

11 Leden / zorg
De ledenzorgcommissie moet op de hoogte zijn van het laatste nieuws over de leden.
Harrie S. neemt dit op met René en Gérard Willems (coördinator afmeldingen). Voortaan moet René elke donderdag bij de piano de ziekenboeg doornemen en de leden oproepen om nieuws door te geven aan Tonnie van de Boom.

12 Komende activiteiten
Het optreden op de Floriade op 3 juni moet van de lijst verwijderd worden.

13 Rondvraag
Harrie S.: De commissie socialisatie heeft diverse ideeën. O.a. in de zomer na afloop van de repetitie informeel optreden op een terras in Venray. Harrie zet de ideeën op papier voor het bestuur.
Frans van der K. heeft voorgesteld om voor oud- en niet-actieve leden een locatie te zoeken op het St. Anna terrein voor het leggen van sociale contacten. Frans mag de behoefte onderzoeken.
Jan: - Oproep aan het bestuur om iets te doen aan koorleden die geen contributie betalen.
- De voorzitter van het bestuur is lid van het dagelijks bestuur en de muziekcommissie. Het mag niet zo zijn dat de voorzitter ergens besluiten neemt waarvan het bestuur niet op de hoogte is.
Het totale bestuur is verantwoordelijk voor alles wat gebeurt. De functieomschrijvingen, inclusief de verantwoordelijkheden, liggen vast.
- De mail van Jac Janssen over een optreden in Ahrweiler op 3 oktober moet op de agenda komen.
- Voor 2012 staat nog geen concertreis gepland. Oproep aan iedereen om voor ideeën te zorgen.
- Op verzoek van de familie Willems heeft Jan een concept overeenkomst gemaakt over de afhandeling van de papierverzamelplaats. Zodra de familie de overeenkomst heeft goedgekeurd, wordt deze naar het bestuur gestuurd.
- Joekskapel "Blaos um op" wil graag optreden tijdens de feestavond.
Hubert: Had gedacht dat het bestuur meer een team zou zijn. Hij heeft verrassende dingen gezien die hij niet verwacht had. Het is een goede zaak als het beleidsplan als uitgangspunt wordt genomen.

Bestuursvergadering 13 febr. 2012

Aanwezig: René Francken, Harrie Surminski, Kees Roelofs, Vincent Withagen, Harry Manders, Michael Claessens (als gast aanwezig tot 20.30 uur), Yvonne Maas (notulist)
Afwezig: Jan van Bussel (ziekenhuis), Guido Liebrand (vakantie)
Afwezig zonder kennisgeving: Wim Heldens, Huub Vroomen, Ben Min
Duur: 19.30 - 22.00 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
Welkom aan alle aanwezigen. Michael Claessens is uitgenodigd om verslag te doen van de besproken zaken binnen de muziekcommissie. Dit wordt het ingelaste agendapunt 2.

2 Verslag stand van zaken muziekcommissie
Zodra de vergadering van de muziekcommissie is afgerond, krijgen de bestuursleden het verslag.
a) De conceptbegroting en planning voor het VMK & Family concert wordt uitgereikt aan het bestuur en doorgenomen. Het programma is al goed gevuld. Streven is om 2 x 45 minuten vol te maken.
Voor de PR zijn ± 2.000 flyers nodig die het KCJ, uiterlijk 25 maart, verstuurt naar de basisscholen. In deze flyer moet vooral het ZING project een rol spelen om zo de kinderen te enthousiasmeren. Daarnaast is een 2e flyer nodig waarin het werven van potentiële koorleden centraal staat. De PR commissie maakt de lay-out voor de flyers. Kees zal de ontwerpen rond laten gaan onder het bestuur.
De geschatte kosten voor het kunstencentrum zijn nodig voor de workshop op zondag 15 april.
Het project ZING is oorspronkelijk een initiatief van het VMK en de Zangers van St. Frans. Tot op heden geven zij weinig medewerking. René heeft contact gehad met de voorzitter van de Zangers.
De reactie wordt afgewacht. Als ze meebetalen, moet de concertnaam gewijzigd worden.
Speerpunt van het concert is verjonging. Hier zou budget voor vrijgemaakt moeten worden. Het rendement van het concert is niet meetbaar.
Het bestuur gaat akkoord met de minimale projectkosten van €1.719,- van de conceptbegroting.het worst case scenario gaat uit van €3.519,-. Het bestuur moet zich er wel van bewust zijn dat er nog een aantal financiële klappen te verhapstukken zijn.
b) Carnavalsmis. Vincent zal een nieuwsflits rondsturen.
c) Optreden Floriade 3 juni. De 2 dirigenten zijn beide niet beschikbaar om 13.00 uur. Vincent vraagt na of het geplande tijdstip verschoven kan worden naar later op de dag. Anders haakt het VMK af.
d) Oranjeconcert. Transparant heeft naast de woensdag, nu de vrijdag voorgesteld. Het VMK houdt vast aan de donderdag. René neemt contact op met Transparant en zal uitsluitsel geven aan de muziekcommissie. Op korte termijn zal het bestuur een beslissing over het concert moeten nemen.
e) Het concert met het Philips Symfonisch Blaasorkest is afgeblazen. Er was overeenstemming tussen de beide dirigenten over het programma. De muziekcommissie van Philips vond het programma echter te licht. René heeft naar Philips duidelijk aangegeven dat hij een dergelijke gang van zaken niet meer wil. De eindejaarsconcerten 2012 worden een VMK concert waaraan Philips haar medewerking verleent als alles doorgaat.
f) Verzoek van de schutterij om op 28 april 2013 de mis te zingen vanwege het keizerpaar jubileum. Michael neemt dit verzoek mee naar de muziekcommissie.
g) Anton wil in 2013 Latin en gospel combineren in het eindejaarconcert. In 2014 rap en streetdance.
h) De KNZV wil in 2014 een concours organiseren. Het idee wordt geopperd om het VMK 1 jaar van te voren eerst te laten toetsen. Zodat men op het concours zeker goed naar voren komt.
i) Het voorstel om een aantal exemplaren van het boekje "Ontdek je stem" aan te schaffen, wordt in de commissie verjonging besproken. Het boekje zou een basis kunnen zijn voor nieuwe leden.
j) Met Venray's Got Talent heeft de muziekcommissie niets gedaan.
k) Over de deelname aan Venray Muzikaal Totaal heeft de commissie nog geen uitspraak gedaan. Voorstel om eventueel een flash mob te organiseren. Bij een flash mob komt het koor plotseling op een openbare plek samen, begint te zingen en valt daarna weer snel uiteen.
Vincent zoekt uit wat de deadline voor aanmelden voor VMT is.

3 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
Geen punten.

4 Ingekomen / uitgegane stukken
a) Brief Gemeente Venray inzake verantwoorden subsidie. Vincent regelt dit.
b) Suggestie voor aanschaf van een nieuwe videocamera. De beelden worden o.a. gebruikt voor het jaarlijkse video verslag. Geopperd wordt om het beeldmateriaal op een centrale drive op te slaan die voor iedereen toegankelijk is. Vincent zoekt uit hoe oud de huidige camera is. Harry M. neemt de aanschaf alvast op in de begroting. De definitieve beslissing wordt later genomen.
c) Reactie Andre van Steen inzake de pr voor het VMK & Family concert. Kees polst hem als pr-lid.
d) Inzake Buma Stemra neemt Vincent contact op met Jan.
e) Declaratie parkeergeld is van een orkestlid van Guido Dieteren.
f) Verzoek Leo Janssen inzake diner. René zal hem meedelen dat het bestuur eerst duidelijkheid wil over de financiële afhandeling van de Stichting 100 jaar.
g) Brief reisbureau Vice Versa inzake de reis van het koor. Vincent stuurt een reactie.
h) Ideeën Jac Janssen voor oud-leden dag. Harrie S. gaat Jac betrekken bij de ledencontactcommissie.

5 Concept verslag VMK bestuursvergadering 9 januari 2012
De laatste regel bij punt 6 wordt verplaatst naar de rondvraag. Het verslag wordt vastgesteld.

6 Actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 47 - Aanpassen statuten HR staat op de agenda.
Punt 49 - Declaratie koorlid kan van de lijst verwijderd worden.
Actielijst beleidsplan
Punt 2 - Ontwikkelen sociaal maatschappelijke activiteit kan van de lijst verwijderd worden. De commissie is nieuw leven ingeblazen. Indien nodig, rapporteert Harrie S.

7 Beleidsplan (uitwerken brainstorm van 12 januari 2012)
Vincent stuurt René het huidige beleidsplan als Word-bestand.
De uitkomsten van de brainstormsessie met de koorleden wordt als leidraad genomen voor het beleidsplan. Op de onderdelen repertoire, presentatie, socialisatie, verjonging/vernieuwing zijn veel reacties van de leden gekomen. Uitvoering van de genoemde punten vraagt om een integrale benadering van de projectteams.
Tips voor het beleidsplan kunnen doorgegeven worden aan René. Het muzikale beleidsplan wordt geschreven door de dirigent.

8 Beslissing over wijziging statuten in verband benoeming ereleden
Na zorgvuldige afweging wordt besloten de statuten niet te wijzigen.

9 Vrijwilligersbijeenkomst
Voorstel om de bijeenkomst op 21 maart te laten plaatsvinden. René sluit de datum met Mart Gaal kort. Vincent zal de uitnodigingen aan de commissieleden versturen.

10 Activiteiten
Evaluatie Opstoek: De middag was wel leuk, maar leeft niet in deze opzet. De complimenten voor de Opstoek organisatie en het programma. Er moet nagedacht worden over een vernieuwde opzet. Officieus is René in gesprek met de Piëlhaas.

11 Nieuws uit de commissies
Verjonging: René is hiermee bezig.
PR: de commissie moet uitgebreid worden. Cees gaat op zoek naar nieuwe leden.
De overdracht van PR-zaken van Jan naar Cees moet op korte termijn plaatsvinden.
Website: de site is momenteel niet up-to-date. De homepage is niet actueel. De lijst van sponsoren moet bijgewerkt worden. De site van 100 jaar VMK is oud nieuws.
Copy-centre: er is irritatie bij Mart ontstaan over te kopiëren stukken die vervolgens blijven liggen. René zal met Mart hierover praten.
12 Aanwezigheid
Een aantal koorleden hebben de aandacht van René. Voorgesteld wordt om een nieuwe regel te maken waarbij leden die langere tijd afwezig zijn en hiervoor een goede reden hebben (bekend bij de voorzitter) in de wachtkamer worden geplaatst, € 50,- contributie per jaar betalen en zonder ballotage terug kunnen keren. Dit voorstel wordt geagendeerd. Actie Vincent.

13 Leden / zorg

14 Komende activiteiten
21 maart - vrijwilligersavond met commissieleden
3 juni - optreden Floriade blijft voorlopig staan
9 juni - optreden met Philips Symfonisch Blaasorkest vervalt

15 Rondvraag
Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.

Bestuursvergadering 09 jan. 2012

Aanwezig: Jan van Bussel, René Francken, Guido Liebrand,Harrie Surminski, Kees Roelofs, Vincent Withagen, Harry Manders, Yvonne Maas (notulist)
Afwezig: Bert Verstappen (gast)
Duur: 19.30 - 21.45 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
Welkom aan alle aanwezigen en de beste wensen voor 2012.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
Geen punten.

3 Ingekomen / uitgegane stukken
a) Bert Linders heeft nogmaals verzocht om een gastenboek op de site uit te proberen. Kees neemt de vraag met Wilbert Claessens op. Een gastenboek zou dagelijks gecontroleerd moeten worden.
b) Het boekje "Ontdek je stem" neemt René mee naar de muziekcommissie.
c) De brief van de KNZV inzake een concours in 2014 bespreekt René in de muziekcommissie.
d) Mail Nard Reinders. Keuze uit 13 mei en 3 juni voor een optreden op de Floriade, bespreekt René in de muziekcommissie.
e) Factuur Studio Spinazie inzake het ontwerp voor de Jan Oudenhoven Award. Waarom is er iets nieuws ontwikkeld als er al een award is. Vincent informeert bij Tonny van de B. naar de bestaande award. Deze wordt gescand, rondgestuurd en het punt komt op het volgende overleg terug.
f) De oud-bestuursleden zijn uitgenodigd voor het bestuursuitje op 10 maart.
g) Brief van Peggy Weber inzake "Venray's got Talent" neemt René mee naar de muziekcommissie.
h) Vincent stuurt Jan de foto's van het optreden in Castenray.
i) De echtgenote van oud-dirigent Pierre Gerrits is overleden. Dit is meegedeeld achter de piano. Het VMK heeft geen officieel bericht gehad. Vincent heeft de informatie 20 december doorgekregen. Afgesproken wordt om overlijdensberichten voortaan direct door te sturen via een nieuwsflits.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 13 december 2011
Punt 10e - Toevoegen bij onderscheidingen: de Gouden Noot / Jan Oudenhoven Award.
Punt 11- Opstoek: tekst wijzigen in: De combinatie met de prinsenreceptie gaat niet door i.v.m. de financiële eisen van theatercafé de Artiest. "Deze vorm" vervangen door "de oude vorm".
Met deze aanpassingen wordt het verslag vastgesteld.

5 Doorlopen actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 5 - Concert in Castenray kan verwijderd worden.
Punt 6 - Vincent vervangt de naam van Jan door René.
Punt 39 - CD opname. Het mannenkoor uit Horst zoekt informatie op en stuurt deze naar Jan.
Punt 40, 41 en 44 mogen van de lijst verwijderd worden.
Punt 47 - Aanpassen statuten HR. Bij actie door vervangt Vincent zijn naam door Guido.
Punt 49 - Jan schrijft een protocol waarin de afspraken over financiële transacties tussen VMK en koorleden worden vastgelegd. Na goedkeuring door het bestuur, zal René dit toelichten achter de piano. Voorstel om van de declaratie van Jan Albers van de afgelopen jaren 75 % te vergoeden en 100% over 2011. René heeft het mandaat van het bestuur om de kwestie met Jan af te handelen.
Actielijst beleidsplan
Punt 5 - Overlapt punt 4 van de actielijst bestuur. De projecten Samenwerking met de zangers van St. Frans, ZING en VMK & Family zijn samengevoegd. Er komt een zondagochtendconcert op 22 april in de schouwburg.
Punt 6 - Hofkoor nieuwe stijl. De laatste oproep heeft 0 reacties opgeleverd.
Punt 7 - Alternatieve locatie papierverzamelplaats is in ontwikkeling.

6 Financiële afhandeling Stichting 100 jaar VMK
Van de extra kosten van € 8.500,- is € 4.400,- besteed aan de piano en € 600,- aan het uitje in Toverland. De resterende € 3.500,- gaat Gérard Willems achterhalen. Het VMK krijgt geen geld meer van de stichting. Deze is officieel opgeheven.

7 Financiële situatie (tussentijdse stand van zaken)
Zo kort voor de overdracht wordt de administrateur niet gevraagd om een tussentijdse rapportage.
Als er ontwikkelingen zijn die financiële bijsturing nodig hebben, wordt er een signaal afgegeven.
De doelstelling van een tussentijdse rapportage is om een indicatie te krijgen. Het is handiger om dit in een rustige periode te doen. Voorheen lag de rapportagedatum op 1 april.

8 Opleiding Certificaat Koorzanger
Dit valt onder de commissie verjonging. Arno Gommans is bereid lid van de commissie te worden.
René gaat nog in gesprek met 2 andere potentiële leden. Als e.e.a. gaat lopen volgens de ideeën van Hennie Ramaekers wordt er een apart project van gemaakt. Eerst moet de opdracht geformuleerd worden. Hierna kan de projectmanager met een voorstel naar het bestuur komen. Eventueel kan een stagiair ingehuurd worden.

9 Activiteiten
Evaluatie
a) Eindejaarconcerten - Geweldig. Men is tevreden over de samenwerking met de schouwburg.
Op de eerstvolgende repetitie bedankt René de concertcommissie. Voorstel van Jan aan de commissie om met de schouwburg te overleggen over hun ervaring met 1e en 2e rangs kaarten. Met de suggestie om op te treden zonder een dure buitenstaander moet voorzichtig worden omgegaan. Het huidige publiek is een hoog niveau gewend.
b) Concert Castenray - Geweldig. Structureel zou er meer pr voor- en achteraf aan de optredens in de kerkdorpen gegeven moeten worden. Kees schrijft een stukje voor in het lokale blad in Castenray.
c) Serenade Wim Smits - De dank van Wim was uitvoerig.
d) Kerstmis - Het was een mooi concert. De dirigent was zeer tevreden. De traditionele misintenties zijn niet voorgelezen. Voorheen sprak de voorzitter hierover met de deken. Deze afspraak was niet bekend. Voortaan neemt René vóór een mis contact op met de deken.
e) 29 december oudjaarsbijeenkomst - De opkomst van de leden en partners was mager. Volgend jaar wordt het weer een nieuwjaarsbijeenkomst. De bijeenkomst moet meer inhoud krijgen. Geopperd wordt om de receptie te combineren met het nieuwjaarsconcert van Euterpe in de schouwburg.
De legpenningen zijn goed ontvangen. In het draaiboek opnemen dat er een fotograaf moet zijn.
Voorbereiden
a) Ledenbijeenkomst 12 januari - René en Vincent hebben een opzet gemaakt. Voor de pauze is de repetitie. Daarna worden de thema's verjonging, presentatie / repertoire en socialisatie behandeld. In 3 zalen, waarbij na + 15 minuten doorgeschoven wordt. De leden worden gevraagd naar hun ideeën.
b) Opstoek -Aan de koorleden is meegedeeld dat het belangrijk is om de zondag vast te houden. Het VMK treedt niet op, maar wordt wel geacht aanwezig te zijn. Ook de Piëlhaas is aanwezig.
De optredende artiesten werken met een muziekband.
c) Carnavalsmis - René neemt contact op met de deken. Inzingen bij de Rooyerie. Daarna een broodje. René vraagt Mart Gaal iets te regelen bij de Rooyerie. Het VMK schenkt de consumptie.
c) ALV - Aan de orde moet komen dat het bestuur op zoek is naar een bestuurslid. Bij voorkeur een jongeman met affiniteit voor bestuurszaken die er tijd in kan en wil steken. Het bestuur denkt alvast na over potentiële kandidaten. René verzamelt de namen.
Vincent schrijft het jaarverslag 2011. Na afloop van de ALV kan Charly Ewalts een terugblik op het afgelopen jaar in beeld laten zien. Vincent neemt dit op met Charly. Vincent nodigt de burgemeester en erelid Leo Janssen uit. Jan benadert de kascontrolecommissie voor controle begin april.
d) Oranjeconcert 29 april - Koor Transparant wil een concert op woensdag, geen 3e koor en de organisatie samen doen. Het bestuur kiest voor de donderdag, met 2 andere koren. Het Oranjeconcert is oorspronkelijk een VMK initiatief. In het 2e jaar is de samenwerking met Transparant niet naar tevredenheid verlopen. René neemt het bestuursstandpunt mee naar de muziekcommissie.
e) VMK & family - De vraag is of het een gratis concert wordt. Wie betaalt de dirigent en de muziekinstallatie? Met entree zou het concert kostendekkend kunnen zijn. Jan informeert bij de schouwburg naar de regels. René informeert binnen de muziekcommissie hoe laat e.e.a. gepland staat en of er microfoons nodig zijn. De naam VMK & family is niet dekkend voor het geheel. Het concert is een samengaan van het project samenwerking met de zangers van St. Frans, het project Zing en het project Family. Verzoek aan iedereen om na te denken over een geschikte naam.
Opgeven voor deelname kan bij Anton en bij Michael Claessens

10 Nieuws uit de commissies
Muziek: op 12 januari is er overleg.
Concert: Guido vraagt Jos Janssen om een evaluatierapport van het eindejaarconcert en zal dit doorsturen naar het bestuur. De complimenten voor Jos voor de correctie commerciële afspraken.
Kroniek: is qua inhoud klaar. Door bijzondere omstandigheden ziet de lay-out er deze keer anders uit.
Copy-centre: Met de Witte Hoeve is geregeld dat er een afzuiging komt in de kopieerruimte.

11 Aanwezigheid
In eerdere vergaderingen heeft René een update gegeven van de koorleden waar hij mee gesproken heeft. Hij blijft in contact met leden die niet op de repetitie verschijnen.

12 Leden / zorg
Geen bijzonderheden te melden. De ledencontactcommissie begint te lopen.

13 Komende activiteiten.
Vincent neemt de kalender door.

14 Rondvraag
Vincent: wordt de brief van Jan over de statutenwijziging nu besproken? In het volgende overleg wordt een definitief besluit over de statutenwijziging genomen.
Guido: voor het optreden bij Philips in juni worden stevige stukken verwacht. Anton heeft al aangegeven dat dit binnen de muziekcommissie wordt besproken.
René: lopen de betalingen van de sponsoren? Ja, alles is betaald.
Harry M.: Met het bestuursuitje in het najaar is begrotingstechnisch rekening gehouden.

Bestuursvergadering 13 dec. 2011

Aanwezig: Jan van Bussel, René Francken, Harrie Surminski, Kees Roelofs, Vincent Withagen, Harry Manders, Yvonne Maas (notulist)
Afwezig: Guido Liebrand
Duur: 19.30 - 22.45 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
Welkom aan alle aanwezigen.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
Er heeft geen DB overleg plaatsgevonden.

3 Ingekomen / uitgegane stukken
De belangrijkste stukken staan op de agenda. De koorvakantie is akkoord.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 10 november 2011
Punt 3a: toevoegen: € 415,- is door Van de Munckhof in mindering gebracht op de reiskosten.
Punt 3f: de melding over declaraties moet René nog doen.
Punt 8: laatste 4 regels verwijderen. Met deze aanpassingen wordt het verslag vastgesteld.

5 Doorlopen actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 39 - CD opname. De actie wordt doorgeschoven naar het 1e kwartaal 2012.
Punt 40 en 44 mogen van de lijst verwijderd worden.
Punt 41 - Cadeau jubilarissen. De penningen worden rond 21 december verwacht.
Punt 47 - Aanpassen statuten HR. Bij actie door: naam Vincent vervangen door Guido.
Punt 48 - Harry M. is bereid voorzitter te worden van de PIV.
Actielijst beleidsplan
Punt 6 - Hofkoor nieuwe stijl. Tot nu toe hebben 6 koorleden interesse. René doet nogmaals een oproep met een ultimatum van 1 maand om zich aan te melden.
Punt 8 - Balans in koorpartijen. De dirigent is hiermee bezig. René wacht zijn voorstel af.

6 Terugkoppeling KNZV vergadering
Op het overleg is o.a. gesproken over het dreigende tekort aan koordirigenten. Mogelijk wordt met provinciegeld de opleiding op het conservatorium gestimuleerd. De KNZV verzoekt koren zich aan te bieden als stageplaats. Het bestuur is akkoord, zolang het VMK hier niet onder lijdt. René sluit het verzoek kort met Anton en Jac.
Inzake de Floriade circuleert er een lijst met data waarop het VMK is ingedeeld. Deze data vallen in de koorvakantie. Het VMK heeft alleen een algemene vraag gehad over het repertoire. Andere koren zijn wel benaderd en ingedeeld. Besloten wordt dat Vincent contact opneemt met Nard Reijnders om te praten over de data, een combo (op uitdrukkelijk verzoek van Anton) en een degelijke, overdekte accommodatie op de Floriade. Eerst moeten de feiten op tafel liggen, voordat het bestuur een beslissing over een optreden op de Floriade neemt.
Het organiseren van een landelijk concours in 2013 komt niet van de grond bij de KNZV.
Het VMK bestuur heeft als standpunt om deel te willen nemen aan een concours maar wil het niet organiseren. Men is wel bereid mankracht te leveren aan de KNZV.
Vincent en René gaan het bestuursstandpunt schriftelijk meedelen aan de KNZV waarin de opmerkingen worden meegenomen dat de KNZV het voortouw moet nemen in de organisatie van een concours en dat er hogere prioriteit moet worden gegeven aan het bestuur van de KNZV. Er wordt nu contributie betaald aan een vereniging die niet van de grond komt.
Als Limburg niets onderneemt, overweegt het VMK om mee te doen aan een groot concours in de Euregio of zich direct aan te melden bij KNZV Nederland.

7 Evaluatie reis Dresden - Leipzig - Berlijn (rapport reiscommissie)
De evaluatie is een gedegen document te gebruiken voor de reiscommissie die de volgende reis gaat organiseren. Verzoek om de tip van Ben Hop (leg bij een volgende grote reis een lijst van familiecontacten aan van de deelnemers) toe te voegen aan het verslag.

8 Protocol Handelen bij Overlijden
Bij het overlijden van een koorlid wordt bij de eerste gelegenheid samen 1 minuut stilte in acht genomen en een In Memoriam uitgesproken. De punten 5 en 7 worden door Jan aangepast. Hiermee is de tekst akkoord.

9 Papier
- Op 14 december is er een gesprek tussen Jan en Joop Goossens over een opzet voor een samenwerkingsovereenkomst. Het streven is om een juridische basis te creëren waarmee men 10 jaar vooruit kan. Tevens gaat Jan in gesprek met Goossens en de wethouder over de vergunning voor de nieuwe locatie. Als de afspraken rond zijn, kan de bouwtekening en kostenberekening worden gemaakt en sponsors worden gezocht.
Het VMK wil openen in maart met 1 container en uiteindelijk 2 containers plaatsen.
- Na een gesprek met de advocaat van de buurt en de wethouder heeft het VMK besloten de juridische procedure te stoppen. Er is toegezegd om de papierverzamelplaats tot 1 juni 2012 te gedogen. De oude locatie zal na de verhuizing opgeknapt moeten worden. Momenteel zakt de papierprijs. De opbrengst ligt, ondanks de advocaatkosten, dit jaar boven de begroting.

10 Status komende activiteiten
a) Eindejaarsconcert. Patrick van den B. doet aan het einde van het concert een oproep voor een bijdrage voor de behandeling van het kleinkind van Hans Arts. De stichting collecteert zelf bij de deuren. De stichting overweegt een flyer in het programmaboekje te doen.
De kaartverkoop voor de donderdag valt tegen. Op vrijdag vangt René de sponsors op. Tijdens het inzingen neemt Leo Janssen de honneurs waar. Vincent zoekt nog een fotograaf.
M.i.v. 2012 geldt de afspraak om de dirigent voortaan 2 vrijkaarten te geven voor de eindejaarsconcerten en met partner uit te nodigen voor de sponsorbijeenkomst.
b) Concert in Castenray. Alle informatie is bekend en doorgegeven aan de koorleden.
c) Serenade Wim Smits 22 december. Om 18.30 uur bij Asteria aanwezig zijn in het VMK pak. Daarna volgt een reguliere repetitie met Jac als dirigent.
d) Kerstmis. Om 9.30 uur aanwezig zijn. René sluit met Guido kort of de piano geregeld is.
e) Oudejaarsbijeenkomst 29 december. De uitnodigingen zijn weg. Er is een klein budget beschikbaar. Harrie S. en Mart Gaal maken een draaiboek. Jan geeft aan Harry M. en Harrie S. namen door van degenen die eerder een onderscheiding (Gouden Noot/Jan Oudenhoven Award) hebben gekregen. De criteria staan op de site. Via de mail worden de namen van de genomineerden, met argumentatie voor de voordracht, gestuurd aan het bestuur. A.d.h.v. de reacties zal er een beslissing worden genomen. Actie Harry M. en Harrie S.

11 Nieuws uit de commissies
Muziek / concert: In januari praat Michel Claessens het bestuur bij over de stand van zaken.
PR/website/kroniek: Het werk van Wilbert C. laat regelmatig lang op zich wachten. Advies van Jan om te zoeken naar een oplossing. René en Kees nemen dit op met Wilbert.
Opstoek: De combinatie met de prinsenreceptie gaat niet door i.v.m. de financiële eisen van theatercafé de Artiest. Aangezien de organisatie al volop loopt, wordt besloten de Opstoek dit jaar in de oude vorm door te laten gaan. De bijdrage van de koorleden bestaat uit mankracht leveren. Na carnaval gaan het VMK en de Piëlhaas met elkaar in overleg om actief te zoeken naar een goed alternatief. Al dan niet georganiseerd door het VMK.
Copycentre: Door de late aanlevering van het programmaboekje ligt er nu een bulk werk. Kan de kroniek niet digitaal? Nee. Een digitale nieuwsbrief is een ander verhaal.

12 Leden / zorg
René zal de ledencontactcommissie officieel neerzetten. De commissie is bedoeld om leden die het contact met het koor dreigen te verliezen, bij de hand te nemen. Ook de niet-actieve leden verdienen aandacht. Denk aan een middagje uit.
Besloten wordt de ziekenboeg voortaan als vaste mededeling bij de piano te melden.

13 Komende activiteiten
19-03-2012 - Bestuursvergadering. René is verhinderd.
02-04-2012 - Bestuursvergadering i.p.v. 9 april (2e Paasdag)
12-04-2012 - ALV. Hiervoor de beschermheer en Leo Jansen uitnodigen. Actie Vincent.
26-04-2012 - Oranjeconcert? René overlegt met de muziekcommissie. Met Transparant is afgesproken om per toerbeurt de organisatie op zich te nemen. Er moeten goede afspraken worden gemaakt over de pr, kosten en organisatie. Daarbij voelt Venrode zich gepasseerd.
09-06-2012 - Optreden bij Philips. I.v.m. de voetbalwedstrijd van het Nederlands elftal heeft René aan Philips verzocht om een ruimte met tv's te regelen.
- december 2012 - Eindejaar concert met Philips Harmonie. Voorstel om de concerten op zaterdagavond 15 december in Venray en op zondagmiddag 16 december in Eindhoven plaats te laten vinden. René sluit de data kort met Philips. De locatie in Eindhoven wordt of de kerk of het Philips muziekcentrum. Jan houdt een optie op 14 en 15 december bij de schouwburg Venray. Voorstel om de kosten separaat te houden. Philips komt naar Venray voor niks (het VMK betaalt de zaalhuur), het VMK kost hen ook niks.
- Voor het optreden in Merselo is nog geen datum bekend.

14 Rondvraag
Vincent: op 27 december om 15.30 uur gaat het bestuur brainstormen over o.a. de verjonging, waar het VMK volgend jaar naar toe wil en gesproken moet worden over vervanging van Jan die in 2012 stopt als bestuurslid. Nadere gegevens volgen.
Harry M.: Er moet iets georganiseerd worden voor de afgetreden bestuursleden als dank voor hun inzet. René neemt dit punt op met Harrie S.
Jan: Het huidige bestuur schuift zaken op de lange baan. Hij mist het bezig zijn met het koor en de leden. De waardering voor de oud-bestuursleden (en hun partners) had al veel eerder uitgesproken moeten worden. Zijn motivatie als bestuurslid slinkt.
- Dringend verzoek aan Kees om er voor te zorgen dat de legpenningen op tijd komen.
- Wat is de status van de leden die al geruime tijd de repetitie niet meer bezoeken? René geeft een overzicht van de stand van zaken.
Ook leden die niet naar de repetitie komen, zijn verplicht contributie te betalen.
René: Uit de statistieken van de repetitiebezoeken blijkt dat een aantal koorleden niet aan de aanwezigheidscriteria voldoen zoals die opgesteld zijn in het protocol. De 75% repetitie-bezoek van de laatste 3 maanden hebben ze niet gehaald, het bezoeken van 3 van de 4 laatste repetities wel. Hoe te handelen? Vóór de eindejaarsconcerten wordt er nog druk op de mensen gezet door René. Ze worden niet weggestuurd. Met Anton moet worden opgenomen dat alleen regelmatige repetitiebezoekers opgesteld worden in ensembles.

Bestuursvergadering 14 nov. 2011

Aanwezig: Jan van Bussel, Guido Liebrand, Harrie Surminski, Kees Roelofs, Vincent Withagen, Harry Manders, Hub Oome (gast), Ben van der Hop (gast), Yvonne Maas (notulist)
Afwezig: René Francken
Duur: 19.30 - 22.20 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
Vincent, plaatsvervangend voorzitter, heet alle aanwezigen welkom.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
Er heeft geen DB overleg plaatsgevonden.

3 Ingekomen / uitgegane stukken
a) Vergoeden koorreis Henny Arts. Reisorganisatie Van de Munckhof heeft 1 persoon, € 415,-in mindering gebracht op de reiskosten. Een meerderheid van het bestuur gaat akkoord met een aanvulling op dit bedrag en besloten wordt om € 500,- terug te betalen aan familie Arts.
b) Vincent is naar een samenkomst van koren geweest om van gedachten te wisselen.
Op 12 maart 2012 is het VMK aan de beurt om de bijeenkomst te organiseren. Naast Vincent moet dan nog een bestuurslid vertegenwoordigd zijn.
c) Reactie Bert Linders inzake te weinig pr voor de KRO mis. Meer pr had afgestemd moeten worden met de deken. Als er lokaal meer aandacht aan was besteed, had de kerk wellicht voller gezeten.
Bert mist een gastenboek op de site. Al eerder is er binnen het bestuur over gesproken dat een gastenboek risico geeft op ongewenste reacties. Vincent geeft de informatie aan Bert door.
d) Optreden Floriade. Ton heeft een voorstel gemaakt.
e) Op de aanbieding voor een Roll Up Display wordt voorlopig niet ingegaan.
f) Declaratie Jan Albers inzake gemaakte kosten voor Beeld & Geluid. Besloten wordt de declaraties van het laatste jaar te vergoeden. De overige declaraties van grotere posten van eerdere jaren moeten nader onderbouwd worden. Eventueel met een brief van oud-voorzitter Theo Janssen waaruit blijkt dat het om bestuursbesluiten ging. Vincent geeft de informatie aan Jan Albers door. Voor de toekomst wordt de procedure aangescherpt. Melden bij de piano (René) dat declaraties maximaal 1 jaar oud mogen zijn. Het koor moet declaraties zowel boekhoudkundig als naar de koorleden kunnen verantwoorden.
g) Deelname Martin Hurkens aan het EJC. Een meerderheid van het bestuur is akkoord met de komst van Hurkens. Jan krijgt het mandaat om binnen de commerciële onderhandelingen tot maximaal € 1.000,- te gaan. Hij informeert eerst bij Anton naar de stand van zaken.
h) Optreden bij het Philips Symfonisch Blaasorkest op 9 juni in Eindhoven. Philips heeft al voorbeeldnummers gestuurd.
Vincent zet op de agenda van het volgende bestuursoverleg om te bespreken of het VMK mogelijk iets samen gaat doen met de Philips Harmonie bij het EJC 2012.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 10 oktober 2011
Punt 3c: muziekcommissie moet zijn concertcommissie.
Punt 7 toevoegen: Harrie S. maakt een verslag na de vergadering van het KNZV.
Punt 12b: tijd wijzigen in 02.00 uur.
Met deze aanpassingen wordt het verslag vastgesteld.

5 Doorlopen actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 5 - Op 25 Maart 2012 optreden in Smakt in het kader van de kerkdorpentour.
Punt 41 - cadeau jubilarissen. Het bestuur geeft de voorkeur aan een ronde penning met een afbeelding van de luitspeler en met ruimte voor gegraveerde tekst op de voorkant.
Kees maakt een definitief voorstel en zal dit rondsturen naar de bestuursleden.
Op de feestavond worden certificaten uitgereikt aan de jubilarissen. Kees regelt de certificaten. Vincent geeft de benodigde gegevens van de jubilarissen door. De officiële penningen worden uitgereikt tijdens de nieuwjaarsreceptie.
Actielijst beleidsplan
Punt 4 - Vincent bespreekt met René de datum en inhoud voor de ledenbespreking in januari.

6 Floriade
De muziekcommissie en Anton maken een voorstel dat gestuurd wordt naar Nard Reinders. Een datavoorstel zal volgen. Het bestuur moet zeker stellen dat het VMK op de Floriade op een goede locatie, voor veel publiek kan zingen.

7 Update diverse protocollen
Guido maakt een voorstel van zijn aanpassingen voor het protocol Beschermheer en het protocol Erelid - Lid van verdienste en geeft dit door aan Jan.
Het protocol ‘Optredenverplichting` wordt door het bestuur bekrachtigd.

8 Concept aanpassing statuten HHR voor Ereleden/Leden van verdienste/Ambassadeurs
De procedure is duidelijk. De ledenvergadering moet een voordracht goedkeuren. Besloten wordt dat bij stemming minimaal 2/3 van het mogelijke stemmenaantal aanwezig moet zijn, waarbij 75% van de stemmen voor moet zijn.
Een meerderheid van het bestuur gaat akkoord met het voorstel voor verhoging van het aantal handtekeningen van 10 naar 25, vereist voor een koorlid om een voordracht te doen voor het benoemen van een erelid.

9 Papier
Het VMK is bezig met een nieuwe locatie aan de Metaalweg met Joop Goossens. Er heeft een gesprek plaatsgevonden tussen de gemeente, de buurt en het VMK. Over het door het VMK gedane voorstel tot gedogen moet nog een uitspraak volgen.

10 Oprichting Vereniging van Papier inzamelende Verenigingen
Het concept statuten is door Jan rondgestuurd. Commentaar kan aan hem doorgegeven worden. De bedoeling is om voor het einde van het jaar de vereniging op te richten.
Een VMK bestuurslid moet voor 3 jaar de voorzitter van de vereniging worden. Vincent plaatst dit punt op de actielijst. Het secretariaat komt in handen van de atletiekvereniging en de penningmeester komt van de Zangers van St. Frans.

11 Activiteiten
a) Evaluatie televisiemis 16 oktober. Prachtige mis.
b) Evaluatie Ahrweiler 5 november. Perfect geregeld. Wel veel afmeldingen, waaronder 4 van de 7 bestuursleden. Het is moeilijk om als bestuur op te treden tegen koorleden die zich afmelden als de bestuursleden zelf niet aanwezig zijn bij optredens.
c) Evaluatie gesprek Hennie Ramaekers. Hij had een goed verhaal. Er zijn geen concrete afspraken gemaakt. Het initiatief om de verjonging op gang te krijgen, ligt bij René.
Het punt komt op de agenda van het volgende overleg (Vincent).
d) Status feestavond. De organisatie loopt.
e) Nieuwjaarstreffen. De geplande datum van 5 januari moet verzet worden.
Harry S. informeert bij de Witte Hoeve wanneer er ruimte beschikbaar is. Vóór de volgende vergadering moeten de nominaties voor de Gouden Noot en de Jan Oudenhoven Award besproken worden.
f) Status EJC. De organisatie ligt op schema.

12 Nieuws uit de commissies
Opstoek: Jan en Guido hebben gesproken met Van Waayenburg van de Artiest. Deze was niet blij met de werkwijze van de Piëlhaas. Jan zal bij hem informeren naar het beloofde voorstel.

13 Ledenzaken
René heeft een aantal leden benaderd met de vraag of ze weer als actief lid willen komen zingen. Zolang leden zich niet formeel afmelden, blijft men lid van het VMK.

14 Komende activiteiten
a) De bestuursvergadering van 12 december verschuift onder voorbehoud naar 7 december.
b) De bestuursvergadering van 12 maart verschuift naar 19 maart.
c) De algemene ledenvergadering wordt verplaatst naar 26 april.
d) De feestavond in 2012 vindt plaats op 24 november.
Voordat de kalender inclusief de koorvakantie voor 2012 op de site geplaatst kan worden, dient deze eerst doorgenomen te zijn met de dirigenten. Actie Vincent.

15 Rondvraag en sluiting
Jan: - Hoe staat het met de intentieverklaring van de Witte Hoeve? Deze is geparafeerd.
- Waar is de nieuwe piano die nog steeds niet wordt gebruikt? Cees informeert bij Mart Gaal.
Hub: Het begin van de vergadering was interessant. De behandeling van de protocollen minder. Het is goed om een keer de andere kant te zien.
Ben: Interessante vergadering. Stukken inbrengen door leden mag ook tussendoor? Ja.
Tip om bij een grote reis een lijst van familiecontacten aan te leggen van de reizigers. Handig bij noodgevallen.
René (via Vincent): - wanneer wordt de stichting ontbonden en de zaken financieel, fiscaal afgehandeld? Dit is al gebeurd.
- Kan er een tussentijds verslag komen van de financiële situatie van het VMK? Harrie M. heeft als suggestie van de Kamer van Koophandel om 1 x 3 maanden een voortgangs-rapportage te doen. Tevens de tip om begrotingstechnisch ruim te gaan zitten.
Vincent neemt met René op of van de financiële situatie een regelmatig terugkerend agendapunt wordt gemaakt.

Bestuursvergadering 10 okt. 2011

Aanwezig: Jan van Bussel, René Francken, Guido Liebrand, Harrie Surminski, Kees Roelofs, Vincent Withagen, Harry Manders, Maarten Ewalts (gast), Gerrit Lamers (gast), Michael Claessens (tot 19.50 uur), Yvonne Maas (notulist)
Duur: 19.30 - 22.15 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB

3 Status samenwerking met Zangers van St. Frans
Michael Claessens licht de belangrijkste punten vanuit de muziekcommissie toe.
a) Voor de mis op 18 oktober is alles geregeld. Vincent regelt de koffie bij de Rooijerie.
b) Het VMK programma voor het eindejaarsconcert is rond. Het programma van Guido Dieteren is nog niet bekend. Martin Hurkens is bereid om medewerking te verlenen.
c) Jos Janssen heeft toegezegd voorzitter van de concertcommissie te worden.
d) Het programma voor het optreden in Castenray op 18 december is gedefinieerd.
e) Michael is bezig met het regelen van een optreden in Smakt in maart 2012.
f) 22 april 2012 is de uitvoering van ZING in de schouwburg.
g) Het bestuur gaat akkoord met een optreden op 23 juni 2012 in Geysteren.
Verzoek aan de muziekcommissie om de kritieken van het optreden in Veulen mee te nemen.
h) In de kroniek komt een oproep voor leden uit de kerkdorpen.
i) De vraag over een optreden met Doenrade neemt Michael mee naar het volgende overleg.
j) Ton heeft contact met de Young Musicians. Binnen het bestuur is geen draagvlak voor een optreden in de schouwburg. Kees heeft 1 partituur binnen, de 2e is onderweg.
k) Inzake het eindejaarsconcert 2012 neemt de Philips Harmonie contact op voor een vervolgafspraak.

4 Ingekomen / uitgegane stukken
a) Brief Sjuul Janssen inzake mis Mantje. Dat wat gedaan kon worden, is door het VMK correct afgehandeld. René zal hierover praten met Jos Janssen.
b) René en Harrie S. gaan naar de KNZV vergadering op 26 november.
c) Herman Kramer wordt niet-actief koorlid.
d) Het bestuur was er niet van op de hoogte dat Theo Jansen Martin Hurkens uitgenodigd heeft voor deelname aan de eindejaarsconcerten. René neemt dit punt op met Ton K. die de algemene leiding over de eindejaarsconcerten heeft. Jan heeft Martin Hurkens gevraagd of er kosten verbonden zijn aan zijn optreden. In de begroting is geen ruimte meer.
e) Guido en Harrie M. gaan naar de Kamer van Koophandel seminar. Vincent bevestigt.

5 Concept verslag VMK bestuursvergadering 29 augustus 2011
Punt 7c - wijzigen: Guido neemt de eindverantwoordelijkheid binnen het bestuur op zich voor de grote concertreizen. Tot april 2012 is Theo Janssen voorzitter van de reiscommissie.
punt 10 - de voorgestelde busonderneming is geen goed alternatief.
punt 13 - het vorig jaar afgesproken aanwezigheidsprotocol kan gehandhaafd worden bij de eindejaarsconcerten dit jaar.
punt 17 - reiskas, "geheel te gebruiken" wijzigen in "voor zover dat nodig is".
Zodra de aanpassingen zijn doorgevoerd, is het verslag definitief.
6 Doorlopen actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 40 - Vincent stuurt de actuele ledenlijst naar Harrie S.
Punt 41 - Cadeau jubilarissen. Kees heeft een aantal zaken lopen. Hij maakt een voorstel en stuurt de informatie vóór het volgende bestuursoverleg door.
Punt 43 - Er is nog geen contact opgenomen met Hennie Ramaekers.
Actielijst beleidsplan
Punt 10 - Vincent heeft geen reacties ontvangen op de bemanning van de basis commissiestructuur.

7 Floriade 2012
Harrie S. en René zullen een verslag maken na de vergadering van het KNZV.

8 Evaluatie koorreis
De reacties zijn overwegend positief. De complimenten voor de reiscommissie.
Gehoorde opmerkingen zijn dat het een druk programma was met beperkte vrije tijd, mede door de hotelkeuze buiten Berlijn. Het bezoek aan Potsdam was te kort. De reiscommissie gaat de reis nog evalueren.
Gediscussieerd wordt over de doelstelling van de concertreizen. De reizen hebben een hoog cultuurgehalte en zijn vooral bedoeld voor socialisatie. Aan de reisdoelstelling wordt toegevoegd om te streven naar het geven van een concert met meer uitstraling.

9 Commissie Beeld en Geluid
Het bestuur gaat akkoord met het voorstel om een abonnement te nemen op Live Drive, een digitaal archief.

10 Voorstel Ereleden / Leden van verdienste / Ambassadeurs
De meningen zijn verdeeld over de vraag of bij een voorstel aan de algemene leden- vergadering het bestuur unaniem of met een meerderheid van stemmen akkoord moet zijn.
Enerzijds wordt het als een gemiste kans gezien als het bestuur niet op korte termijn een besluit neemt. Anderzijds heeft het nieuwe bestuur behoefte aan tijd om na te denken over een correcte, zorgvuldige procedure voor het toekennen van titels. Zodra deze procedure er is, kan er vaart achter de beslissingen worden gezet. Guido stelt een concept procedure op. Het punt komt op het volgende overleg terug.

11 Papier
De gemeente weigert de aanvraag van het VMK in behandeling te nemen. Het VMK ziet zich hierdoor gedwongen juridische stappen te ondernemen.

12 Status komende activiteiten
a) Televisiemis 16 oktober. René polst Ton K. of er een piano nodig is.
b) Ahrweiler 5 november. Vertrek om 12.00 uur, terug in Venray rond 02.00 uur. Jan wil uiterlijk 27 oktober weten wie meereist met de bus en mee gaat eten. Vincent stuurt hiervoor een nieuwsflits. Wie zich na de 27e nog terugtrekt, kan zich melden bij het bestuur.
c) Repetitie op zaterdag 12 november. René stemt met Ton K. de tijd af.
d) Feestavond 19 november. De organisatie van de Italiaanse avond is in handen van Harry S. en Mart Gaal. Vincent mailt de lijst van jubilarissen door naar René, Harrie S. en Mart.

13 Nieuws uit de commissies
Concert: de reactie van de Philips Harmonie wordt afgewacht.
Kroniek: er komen binnenkort 2 kronieken uit. Een reguliere en 1 reiskroniek.
Opstoek: Het gesprek met de Piëlhaas heeft plaatsgevonden. Afgesproken is dat alle revenuen voor het VMK zijn. De Piëlhaas is bereid een deel van de reële kosten voor de zaalhuur bij te dragen. De begroting komt z.s.m. bij het bestuur.
Het programma voor de Opstoek krijgt vorm. Er is optimale inzet van het koor gewenst.
Besloten wordt professionele tappers in te huren.
Jan en Guido gaan in gesprek met Wilbert van de Artiest om financiële afspraken te maken.

14 Leden / zorg
Tonny van de Boom wordt voorzitter van de ledencontact commissie. Harry Franken 2e man. Harry S. is de verantwoordelijke man voor de commissie in het bestuur.
De commissie komt binnenkort bij elkaar voor overleg.

15 Komende activiteiten
19 oktober - serenade voor de Gouverneur om 20.00 uur
5 januari 2012 - nieuwjaarsreceptie

16 Intentieverklaring Witte Hoeve
De concepttekst is na aanpassing van de tekst bij punt 3.1.1 akkoord bevonden door het bestuur. Kees zal de tekst voorleggen aan Nen met het verzoek te tekenen.

17 Rondvraag
Jan:
a) Heeft een aantal namen van koorleden met de vraag of ze nog lid zijn.
b) Voorstel om Frans v.d. Kruijf voortaan de mededelingen over de papiercontainer te laten doen bij de piano.
c) De oproep voor het Hofkoor is nog niet gedaan. René doet dit op 20 oktober.
d) Verzoek aan de concertcommissie om tijdig aan te geven hoeveel mensen men nodig heeft voor de opbouw en versiering in de schouwburg op 15 december t.b.v. het eindejaarsconcert.
De generale repetitie vindt donderdagmiddag 15 december plaats.
e) Wat is de stand van zaken binnen de verjongingscommissie? René heeft een aantal mensen gepolst maar nog geen positieve reactie ontvangen. Hij gaat door met zijn zoektocht.
f) Er zijn 2 piano's in bezit. De nieuwe piano wordt voortaan gebruikt, de oude als back-up. Deze kan indien nodig versjouwd worden. Mart Gaal vragen om met Nen te kijken waar de oude piano geplaatst wordt. Eventueel in de ruimte van het Happy Hour.
g) Het algemene en het muzikale beleidsplan moeten vóór 1 april geactualiseerd worden. René pakt dit op.
Harrie S.: Worden er nog bedankjes verstuurd als vervolg op de reis naar Duitsland?
De reiscommissie neemt dit mee in haar evaluatie.
Wie zorgt voor de actualisering van de website? Het publieke deel verzorgt Jan, het ledendeel verzorgt Harrie Franken.
Kees en Jan gaan overleggen hoe de overname van de PR taken tot stand kan komen.
Gerrit: Bedankt voor de uitnodiging. Er wordt veel werk verzet.
Verzoek om kritisch te kijken naar de opstelling in het koor.
Maarten: Bedankt voor de uitnodiging.

Bestuursvergadering 29 aug. 2011

Datum: 29 augustus 2011
Aanwezig: Jan van Bussel, René Francken, Guido Liebrand, Harrie Surminski, Harry Manders, Loet Jansen (gast), Yvonne Maas (notulist)
Afgemeld: Kees Roelofs, Vincent Withagen, Wim Drabbels (gast), Jan Koenen (gast)
Duur: 19.30 - 22.30 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
a) N.a.v. de brief van Wim Smits over het aanbieden van een diner aan de thuisblijvers van de reis, heeft de reiscommissie het volgende voorstel. Op 24 september ontvangen de betreffende koorleden een schriftelijke uitnodiging om op 1 oktober aan te sluiten bij het buffet bij de thuiskomst van het koor. Het bestuur is akkoord. Actie Jan i.s.m. Vincent.
b) Burgemeester Hans Gilissen heeft het VMK verzocht op 19 oktober een serenade te brengen bij het bezoek van de Gouverneur aan Venray. Het bestuur is akkoord. Voorkeur om te zingen rond 19.00 uur. René geeft het besluit door aan de burgemeester, de muziek-
commissie en aan Vincent t.b.v. de kalender.

3 Ingekomen / uitgegane stukken
René informeert bij Vincent wat bedoeld wordt met het zingen van het St. Jozef lied.
De lijst met stukken wordt ter kennisgeving aangenomen.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 11 juli 2011
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

5 Doorlopen actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 4 - Tekst aanpassen in: Het project loopt. Op de eerstvolgende bestuursvergadering zal Michael Cl. een mondelinge toelichting geven over de stand van zaken
Punt 5 - Optreden in kerkdorpen. Een overgrote meerderheid van het koor kan op 18 december in Castenray aanwezig zijn.
Punt 39 - CD. De datum vooruitschuiven naar november 2011. Voor de opname wordt in de begroting 2012-2013 alvast € 5.000,- tot € 8.000,- opzij gezet.
Punt 41 - Cadeau jubilarissen. Nog geen nieuws van Kees ontvangen.
Punt 43 - De afspraak met Hennie Ramaekers moet gepland worden als Ton K. ook kan.
Punt 44 - Contact met Maarten Rijs inzake optreden met Young Musicians. René gaat bij Kees informeren naar de stand van zaken.
Punt 45 en 46 mogen van de lijst verwijderd worden.
Actielijst beleidsplan
Punt 3 - Herverdelen bestuursverantwoordelijkheden staat op de agenda.
Punt 5 - Instroom jonge leden. Het project loopt.
Punt 6 - Vóór de koorreis doet René opnieuw een oproep voor het Hofkoor. Potentiële, nieuwe leden voor het Hofkoor mogen alleen meedoen als ze ook lid worden van het VMK.
Punt 8 - Balans in koorpartijen. René neemt dit punt op met Ton en Anita.
Punt 9 - Delegeren. Mag van de lijst verwijderd worden.
Punt 10 - Commissies. Harry M. en Harrie S. gaan op zoek naar een voorzitter voor de ledencontactcommissie.

6 Evaluaties
a) Optreden Veulen. De opkomst was goed. De accommodatie bedroevend.
De bedoeling van de kerkdorpentoer is het VMK promoten en de doelgroep bereiken. Dit is nu mislukt. Voortaan meteen bij de organisatie meenemen dat er voldoende pr geregeld wordt en het VMK op wil treden als er topdrukte wordt verwacht. Michel Cl. moet hierop geattendeerd worden.
b) De begrafenis van Leo van Asten is waardig verlopen. René spreekt alsnog een In memoriam uit op de eerstvolgende repetitie en er wordt 1 minuut stilte gehouden.
c) Jubileum Mantje Franssen. De jubilaris vond het geweldig en heeft genoten.
Een fotograaf werd gemist. Is een taak van de commissie Beeld & Geluid. Actie Vincent.
De twee ordecommissarissen moeten een vervanger benoemen bij hun afwezigheid. René neemt dit op met Kees.

7 Status nieuwe commissies
a) Concert - Guido heeft een gesprek geregeld met de kerngroep die voorheen de organisatie op zich heeft genomen.
b) Opstoek - Binnenkort staat een overleg gepland wie de voorzitter van de commissie wordt. De hoofdact voor 2012 is geregeld. De afspraken met de Piëlhaas zijn rond.
c) Reis - Wordt opgepakt na de reis naar Duitsland. Guido neemt de eindverantwoordelijkheid binnen het bestuur op zich voor de grote concertreizen. Tot april 2012 is Theo Janssen voorzitter van de reiscommissie.
d) Muziek - René gaat op korte termijn een overleg van de muziekcommissie plannen.
René maakt een afspraak met de Philips Harmonie samen met Guido. Na het gesprek kan de informatie doorgesluisd worden naar de muziekcommissie.
e) Socialisatie - De feestavond is op 19 november. René attendeert Vincent op de kalender.
f) Papier - Frans van der K. heeft de taak serieus opgepakt.
g) PR - In april 2012 moeten de taken volledig overgenomen zijn door Kees. René en Harry M. willen meehelpen als daar behoefte aan is.

8 Wensenlijst Foto Film Geluid
Er moet, vóór de reis, een fotograaf geregeld zijn. Actie Vincent.
René vraagt Vincent om op het volgende bestuursoverleg een toelichting te geven hoe de zaken binnen de commissie gestructureerd zijn qua functie en taken.
De wensenlijst is redelijk. Bekeken zal worden of er budget voor is.

9 Papier
De rechtbank heeft de buurt aangehoord die het besluit van B & W aanvechten. Vóór 13 september wordt een uitspraak verwacht. Als het besluit van de gemeente nietig wordt verklaard, moet deze een nieuw besluit nemen. Intussen heeft het VMK een legalisatieprocedure opgestart. Vooralsnog gaat het ophalen van papier gewoon door.
Het voorstel van René om de Industriële Club Venray om een alternatieve locatie voor de container te vragen, wordt voorlopig afgewezen.

10 Koorreis Ahrweiler
De reiscommissie heeft een programma opgesteld. Vertrek om 12.00 uur en om 24.00 uur richting huiswaarts. Met o.a. een optreden op de markt, zingen in de kerk en deelname aan een concert. Het bestuur gaat hiermee akkoord. Jan regelt de bus en het eten.
René geeft een alternatief voor een busonderneming door aan Jan.

11 Updates van diverse beschrijvingen van rollen
De door Jan opgestelde teksten zijn akkoord. Jan zet de teksten op de VMK site.

12 Overeenkomst Witte Hoeve
Alle nu lopende (mondelinge) afspraken zijn door Jan op papier gezet. Nen wil deze afsprakenlijst niet ondertekenen. René vraagt Mart Gaal om hierover met Nen te praten.

13 Discipline, afmeldplicht en aanwezigheidsprotocol
De koorleden hebben het protocol in hun postvak gehad. De cijfers van januari tot juli zal René mailen aan de bestuursleden. De partijcommissarissen moeten ook een registratie bijhouden van de aanwezigheid bij optredens, serenades e.d.
Afmelden moet gedisciplineerd gebeuren en kan alleen telefonisch of via e-mail.
Op het volgende overleg moet het bestuur zich duidelijk uitspreken over hoe om te gaan met de aanwezigheid bij de repetities voor de eindejaarsconcerten.

14 Nieuws uit de commissies
Verjonging: René wil een aantal jongere leden benaderen om de interesse te polsen voor het oprichten van een denktank. Het punt komt op het volgende overleg terug.

15 Leden / zorg

16 Komende activiteiten
- De bestuursvergadering van 12 september vervalt.
- Optreden Engels kerkhof op 18 september. Jac J. is bezig met het programma.
- Het vertrek naar Duitsland op 24 september is om 7.00 uur.

17 Rondvraag
Harrie S.: - Kunnen we solisten een gastlidmaatschap aanbieden? Dit is niet nodig. Meezingen kan altijd, mits dit aangekondigd en goedgekeurd is door de koorleden.
- Het erelidmaatschap zou op dit overleg aan de orde komen? René vraagt Vincent het bestuur een e-mail te sturen waarop men via de mail kan reageren op het voorstel voor benoeming van erevoorzitter / ambassadeur en of de beslissing hierover unaniem of met een meerderheid van bestuur genomen moet worden. De reacties worden op het volgende overleg besproken. Waarna een mogelijk besluit voorgelegd kan worden aan de ledenvergadering.
Jan: - Voorstel om het gereserveerde geld voor 31 maart 2010 dat nog in de reiskas zit in zijn geheel te gebruiken voor de reis naar Duitsland, voor zover dat nodig is. Zo hoeft er niet uit de mannenkoorkas geput te worden, maar wordt alles betaald uit de reiskas. Het bestuur is akkoord.
- Bij het kerkconcert in Dresden wordt van de gasten € 6,00 entree gevraagd. Als men hier niet onderuit kan, zal dit bedrag worden betaald uit de reiskas.
Loet: heeft de vergadering als zeer positief ervaren. Hij wist niet dat het bestuur met zo veel dingen bezig is.

Bestuursvergadering 11 juli 2011

Aanwezig: Jan van Bussel, René Francken, Guido Liebrand, Harrie Surminski, Kees Roelofs, Vincent Withagen, Harry Manders, Mark Hendriks (gast), Ger Drabbels (gast), Frans van der Kruijf (gast), Yvonne Maas (notulist)
Duur: 19.30 - 22.20 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB

3 Ingekomen / uitgegane stukken
De lijst met stukken wordt ter kennisgeving aangenomen.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 27 juni 2011
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

5 Doorlopen actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 38 - De ANBI aanvraag is afgewezen.
Punt 41 - Cadeau jubilarissen. Kees maakt een voorstel met een voorkeuze.
Punt 44 - Young Musicians. Bedoeling is dat 2 nummers ondersteund worden door het koor. Kees vraagt de partituren op. René legt het voorstel voor aan de muziekcommissie en koppelt hun advies vóór half augustus terug naar Kees. In de schouwburg is tijdens het optreden waarschijnlijk ruimte voor + 60 koorleden, opgesteld in de gangpaden. Het bestuur is er voorstander van dat bij een optreden het gehele koor meedoet.
Actielijst beleidsplan
Punt 5 - De finale van het project ZING is waarschijnlijk op 21 april 2012.

6 Commissie en commissiestructuur
Frans van der Kruijf geeft zijn visie op de commissiestructuur. Zijn advies is beoordeel het nut en de noodzaak van commissies. Bekijk of er commissies geclusterd kunnen worden en probeer te vereenvoudigen. Slagvaardigheid is belangrijk.
Jan geeft een toelichting op de organisatiestructuur met de diverse commissies zoals die in de afgelopen 5 jaar zijn vastgesteld. Alle commissies zijn beschreven in een functiebeschrijving. Elk bestuurslid bepaalt zelf of er een commissie wordt opgericht of ontbonden.
Het betreffende bestuurslid is verantwoordelijk voor de stand van zaken binnen de commissie en de terugkoppeling naar het bestuur.
Frans van der Kruijf is bereid voorzitter te worden van de commissie die zich bezighoudt met het oud papier. Jan blijft als bestuurslid verantwoordelijk.

7 Verdeling bestuurstaken
De namen worden ingevuld van de bestuursleden die verantwoordelijk zijn voor de diverse taken. Jan past het overzicht aan en zal dit verspreiden. René zal bij de piano melden dat het bestuur bezig is met de herverdeling van de taken. Het actuele overzicht komt t.z.t. op de site.
Verzoek van Vincent om door te geven welke commissies actief zijn en wie erin zit.
Als Jan in 2012 stopt met zijn bestuurstaken neemt Harrie M. een aantal taken over. Het is zinvol om nu al te starten met de overdracht en meelopen.
8 Update Foto Film Geluid
Het verslag van het laatste overleg van de commissie is in het bezit van het bestuur. Vincent licht de belangrijkste punten toe. Het onkostenplaatje komt t.z.t.

9 Voorstel benoeming erevoorzitter / ambassadeur
Gediscussieerd wordt over de voors en tegens van de voorgestelde benoemingen.
De meningen zijn verdeeld. In de statuten staat wanneer iemand in aanmerking komt voor een erefunctie. De regel is dat het bestuur een voordracht mag doen waarna de leden (bij voorkeur schriftelijk) mogen stemmen.
René gaat in gesprek met Patrick van den Broeck o.a. over de vraag hoe hij de contacten met het VMK wil behouden. Het voorstel komt op het volgende overleg terug.

10 Status jubileumreis
Jan geeft een overzicht van de stand van zaken. Het programma is definitief en wordt vóór de vakantie door Jan op de site gepubliceerd.

11 Discipline, afmeldplicht en aanwezigheidsprotocol
In augustus zijn de 1e halfjaar cijfers bekend van het repetitiebezoek en de aanwezigheid bij optredens. René gaat in augustus in gesprek met die leden waarmee Theo al eerder heeft gesproken over de aanwezigheid. De uitkomsten worden teruggekoppeld naar het bestuur en de koorleden. Ook gaat René in gesprek met leden die zich niet afmelden. Er zal gericht actie op ondernomen worden. In het protocol staat dat bij niet aanwezig zijn, zonder af te melden, de voorzitter mag zeggen dat een koorlid niet meer terug hoeft te komen.

12 Nieuws uit de commissies
Muziek: Naar de leden is duidelijk gemaakt welke liedjes dit jaar gezongen worden.
Concert: René moet nog een overlegdatum prikken. Na het 1e overleg gaat de verantwoordelijkheid voor de commissie naar Guido.
PR / website / kroniek: De kroniek is uitgebracht. De nieuwe bestuursleden staan op de site.
De PR valt voortaan onder Kees. Bij het 1e overleg van de commissie wil René aanwezig zijn.
Opstoek: 12 juli is het gesprek met de Pielhaas. De oproep voor het Hofkoor is uitgesteld tot na de vakantie.
Copy-centre: René vraagt Mart formeel of hij zijn werk voor het copy-centre voort wil zetten.

13 Leden / zorg

14 Komende activiteiten
- De eerstvolgende bestuursvergadering vindt plaats op 29 augustus. De eerder geplande data van augustus en september komen hiermee te vervallen.
- Voor het 60-jarig koorjubileum van Herman Franssen wordt Jac Janssen gevraagd om de familie te polsen. Actie Jan en Harrie S.
- Het optreden bij Montair op 3 september staat gepland rond 15.00 uur.

15 Rondvraag en sluiting
Vincent: Theo gaat de toepavond organiseren. Als prijzen regelt Jan wijn en paraplu's.
René: Van Goof & Dorus hebben het VMK verzocht deel te nemen aan de artiestenavond tijdens de kermis. Het verzoek wordt afgewezen.
Mark: De vergadering was leuk en interessant. Het bestuur is besluitvaardig.
Ger: Vond de vergadering saai en te lang duren.
Frans: Het is hem duidelijk dat hij onder valse voorwendselen naar de vergadering is gelokt.

Bestuursvergadering 27 juni 2011

Aanwezig: Jan van Bussel, René Francken, Guido Liebrand, Harrie Surminski, Kees Roelofs, Vincent Withagen, Harry Manders, Henk Hermsen (gast), Yvonne Maas (notulist)
Afgemeld: Leo Hendriks (gast), Tom Heijligers (gast)
Duur: 19.30 - 21.50 uur

1 Opening door de voorzitter en vaststelling agenda
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom.
Ingelast agendapunt 2: Michael Cl. - muziekcommissie geeft een overzicht van de stand van zaken. Het verslag van het muziekcommissie overleg van 23 juni j.l. wordt aan de aanwezigen uitgereikt.
Vincent geeft de KNZV door dat Michael mee wil helpen in de organisatie van een concours in 2012. Bij het 1e overleg zal ook Jan aanwezig zijn om te helpen bij de opzet van een projectteam.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
Evaluatie begrafenis Sjeng Janssen, receptie Patrick van den Broeck, receptie Leo van Asten.
De reacties waren over het algemeen positief. De kwaliteit van de optredens was goed en de opkomst was redelijk. Het streven is dat bij optredens 70 - 75% van de koorleden aanwezig is. René zal de afmeldprocedure nog een keer duidelijk uitleggen aan de leden. René vraagt Mart Gaal het aanwezigheidsprotocol in de postvakjes te leggen.
Het bestuur verwacht een afmeldscore van 100%. Na 2 maanden zijn er zuivere cijfers ter beschikking. In het belang van de vereniging gaat het bestuur nadenken over maatregelen tegen leden die te weinig kunnen komen repeteren.

3 Ingekomen / uitgegane stukken
a) Young musicians. Vanuit het ledenwerf oogpunt is dit interessant. Een optreden zou op het schouwburgplein kunnen plaatsvinden i.p.v. op de Peel. Met de GGW als eventuele sponsor. Actie Kees. Het punt komt op het volgende overleg terug.
Geopperd wordt om contact op te nemen met Culirooy om de mogelijkheden te bespreken voor het samen neerzetten van een paraplutent. Als dit qua kalender haalbaar is.
b)Vincent reageert schriftelijk naar de familie Willems met de vraag of men wil toezeggen dat de papiercontainer niet eerder weg hoeft dan dat Goossens vertrekt. De concepttekst wordt eerst naar Jan en René gestuurd.
c) Verzoek van cultuursponsor Montair om op 3 september op te treden.
d) Verzoek om op donderdag 22 december tussen 18.30-19.00 uur een serenade te brengen aan de familie Smits i.v.m. 50 jarig huwelijk.
e) Vincent vult de vragenlijst van Nard Reijnders inzake de Floriade in.
f) Het bestuur is akkoord met het verder uitwerken van de plannen voor een concert in december 2012 met het Philips Symfonisch Blaasorkest. René geeft het door aan PSB.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 9 mei 2011
Harrie M. benadrukt nogmaals dat hij pas per 1 januari 2012 volledig actief kan zijn voor het bestuur. Het verslag wordt vastgesteld.

5 Doorlopen actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 41 - Cadeau jubilarissen. Kees vraagt wat voorbeelden op. Het punt komt op het volgende overleg terug.
Punt 43 - Voorstel om Hennie Ramaekers in oktober uit te nodigen voor de repetitie vanaf 21.30 uur. Na afloop bespreking tussen Hennie, bestuur en de 3 dirigenten.
Actielijst beleidsplan
Punt 2 - Ontwikkelen sociaal maatschappelijke activiteit wordt tot de ledenbespreking in januari 2012 geparkeerd. De kwartaalbesprekingen van juli en oktober komen te vervallen.
Punt 6 - Het hofkoor nieuwe stijl moet bestaan uit minimaal 16 personen. René doet een oproep aan de piano. Geïnteresseerden kunnen zich bij hem melden. Er is ruimte om budget vrij te maken voor het hofkoor. Er is een dirigent nodig.
Jan heeft informeel met carnavalsvereniging De Pielhaas gesproken over de koppeling van de prinsenreceptie aan de Opstoek. Guido maakt een afspraak met de Pielhaas. Benadrukt wordt dat de Opstoek een kindje is van het VMK en dat moet ook zo blijven.
Punt 9 - Jan heeft Frans van der Kruijff gevraagd papiermanager te worden. Frans wordt uitgenodigd voor de volgende bestuursvergadering.

6 Verdeling bestuurstaken / commissiesamenstelling
Vóór de zomervakantie zou geregeld moeten zijn wie welke commissies onder zijn beheer wil. Verzoek aan Harrie S., Kees, Harrie M. en Guido om alvast na te denken welke taken men op zich wil nemen. Op het volgende overleg kunnen dan de namen worden ingevuld.

7 Problematiek oud papier
De officiële aanvraag voor legalisatie is naar de gemeente gestuurd. Binnen 6 weken volgt bericht of de aanvraag ontvankelijk is.
Het VMK heeft als belanghebbende een uitnodiging ontvangen voor de rechtszaak in Roermond op 3 augustus tussen de gemeente en de buurtbewoners.
Inzake de rotzooi bij de papiercontainer het verzoek aan René om wekelijks te melden wie er dienst heeft bij de container. Ook moet de namenlijst elke donderdag hangen.

8 Nieuws uit de commissies
Concert: René neemt z.s.m. contact op met Jos Janssen over het formeren van een commissie. Het bestuur wil verder gaan met de choreografie. De concertcommissie bepaalt welke choreograaf ze in willen huren. Er kan budget voor gereserveerd worden als dit aan de orde is.
Verjonging: project ZING, gesprek met Hennie Ramaekers, iets samen doen met de zangers van St. Frans en koorscholing voor nieuwe leden loopt.
Kompeneej: 1 nieuw lid is toegetreden.
PR / website / kroniek: Streven is dat de kroniek binnen enkele dagen in de vakjes ligt.
Er moet meer structuur komen in het maken en verspreiden van foto's. Actie Vincent.
Copy-centre: Loopt goed. Mart en zijn team gaan tot nader order door met hun werk.
De contacten met Anita lopen via de voorzitter. Deze stemt de afspraken af met de dirigent.

9 Leden / zorg
Een bestuurslid zal de verantwoordelijkheid voor de ledencontactgroep op zich moeten nemen. René polst Harrie Franken of hij interesse heeft in de ledencontactgroep.

10 Komende activiteiten
Vincent neemt de kalender door.

11 Rondvraag
Jan: - Verzoek om na te denken over een passend bedankje voor de afgetreden bestuursleden.
- Wat kunnen we meenemen op de reis naar Berlijn als weggevertje?
- Voorstel om visitekaartjes voor het bestuur te maken. Het bestuur is akkoord. Jan vraagt Wilbert Cl. een ontwerp te maken.
Henk: Vond het een interessante avond.

Bestuursvergadering 09 mei 2011

Aanwezig: Jan van Bussel, René Francken, Guido Liebrand, Harry Surminski, Kees Roelofs, Vincent Withagen, Charly Ewalts (gast), Joop Giesberts (gast), Leon Kunzler (gast), Yvonne Maas (notulist)
Duur: 19.30 - 22.45 uur

1 Welkom
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom bij het eerste overleg in de nieuwe setting.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
Ingekomen brief van Jan Albers inzake aspirant koorlid.

3 Ingekomen / uitgegane stukken
a) Vertegenwoordiger VMK bij organisatie landelijk concours. Vincent zal aan de KNZV meedelen dat het VMK vooralsnog geen kandidaat kan leveren wegens bestuurswisseling.
b) Verzoek van de Bond van Wapenbroeders om 18 september de herdenking op het Engels kerkhof op te luisteren. Het bestuur gaat unaniem akkoord. Jac zal dirigeren.
c) Cadeaus jubilarissen. Het bestuur is er voorstander van om het geven van een attentie als blijvend aandenken te continueren. Voorgesteld wordt om een VMK speld in een speciale uitvoering te regelen. Kees gaat op zoek.
d) Het bordje bij de jubileumboom moet gerepareerd worden. Jan vraagt Piet Steegh.
e) Vincent belt met Schoonhoven inzake het tegeltje dat er nog ligt. Als het meer is dan alleen een basistegel kan het opgestuurd worden en opgeborgen worden in het archief.
f) De afspraak met de Philipsharmonie op 16 mei is nog niet bevestigd. René informeert.
g) De enquête van de gemeente over subsidieverlening vult Vincent in.
h) De prijzen voor de speciale dranken is afgehandeld.
i) Voorstel om per optreden 1 A-4 te maken met alle relevante informatie. De werkwijze is dat de muziekcommissie een programma opstelt met informatie over hoe laat verzamelen, inzingen, vervoer etc. Als het bestuur hiermee akkoord is, bepaalt het bestuur de kledingkeuze. Het programma kan als basis dienen voor een nieuwsflits en de informatie kan op de site, eventueel gefaseerd. Het streven moet zijn om de informatie eerder naar de koorleden te communiceren. Jan verzorgt de coördinatie in het bestuur.
Structureel moet wekelijks een kalender opgehangen worden in de Witte Hoeve waarin de laatste mutaties verwerkt zijn. Vincent geeft de informatie door aan Bert Linders die de kalender ophangt.
j) Gérard Willems stopt per direct met zijn werkzaamheden bij de papiercontainer.
k) Uitnodiging luchtmachtkapel voor concert op 29 mei. Vincent gaat er heen.
l) Flyer Venrode voor zondagochtendconcert op 15 mei. De uitnodiging komt op het prikbord en René vermeldt het bij de piano.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 11 april 2011
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

5 Doorlopen actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 4 - Zangers van St. Frans. Jan informeert bij Michael Claessens naar de voortgang en zal hem verzoeken te rapporteren aan het bestuur.
Punt 5 - Optredens kerkdorpen. Michael Claessens zou met Castenray praten. De stand van zaken is onbekend.
De optredens in de kerkdorpen kunnen over een aantal jaren uitgesmeerd worden. Het leukste is als de VMK optredens gekoppeld worden aan een feestelijke dorpsactiviteit.
Besloten wordt dat René zitting neemt in de muziekcommissie. Harry S. heeft nog contacten via Venray Jubelt. Zal dit met Michael opnemen.
Punt 6 - Doenrade en Oranje zijn onderdeel van een lijstje koren die het VMK nog een keer moet uitnodigen. René zal in de muziekcommissie voorstellen om in 2013 een festival-weekend te organiseren waarbij alle koren van het lijstje uitgenodigd worden.
Eventueel combineren met een repetitieweekend.
Punt 32 - Sociaal maatschappelijke activiteit. Op het 50+ / 50- overleg is onder andere opgemerkt of er behoefte aan is om meer te organiseren. Dit wordt een agendapunt voor de volgende bestuursvergadering. Het bestuur moet hierover een officieel standpunt innemen.
Punt 36 - Michael Claessens blijft het archief beheren. René zal bij hem informeren naar de stand van zaken.

Actielijst beleidsplan
Punt 1 - De fondswerving loopt.
Punt 4 - Besloten wordt geen aparte 50+ / 50- overleggen meer te organiseren, maar met alle leden, inclusief niet actieve zangers, te brainstormen over beleidszaken. Met door de leden aangedragen agendapunten. 1e Keer in januari 2012. Opgemerkt wordt dat overleggen niet ten koste mogen gaan van repetitietijd. De kwartaalbespreking verschuift naar 27 oktober.
Vincent zal het 1e kwartaal van 2012 toevoegen aan de kalender.
Punt 5 - Project ZING. Jan communiceert dit met Michael Claessens.
Punt 8 - Persoonlijke benadering aspirant bassen en 1e tenoren. De verhouding tussen de stemmen binnen het koor loopt scheef. Eerdere maatregelen voor het aantrekken van nieuwe leden hebben niet gewerkt. In januari start de koorscholing weer.
Voorgesteld wordt de verjonging als vast agendapunt op te nemen. Jan vraagt Hennie Ramaekers van het mannenkoor Roermond of hij bereid is 1 x als gastdirigent te komen en aansluitend in een gesprek met het bestuur zijn visie te geven over verjonging. Jan bespreekt dit voorstel ook met dirigent Ton.

6 Verdeling bestuurstaken / commissiesamenstelling
Een recent overzicht van de commissies met bijbehorende taken staat op de site. Er staan nog enkele vacatures open die voor de zomer ingevuld moeten zijn.
Er zijn opmerkingen gemaakt dat er te veel commissies zijn. Zonder commissies kan het VMK niet. Het structurele werk dat gedaan moet worden, is ondergebracht bij commissies.
Het zou goed zijn als er per project of activiteit een goed draaiboek voorhanden is en dat er continuïteit in een projectgroep of commissie zit zodat de kennis niet verloren gaat.
De voorzitter van een commissie kan aangeven hoe de organisatie eruit moet komen te zien.

Op de volgende bestuursvergadering komt de samenstelling van het DB en de stemming hierover op de agenda. De ledenvergadering heeft besloten dat Kees en Harry M. formeel per 1 januari 2012 toetreden tot het bestuur. Voorgesteld wordt om middels een korte, ingelaste ledenvergadering op de repetitie de vraag voor te leggen of men akkoord gaat met het eerder toetreden van beide leden. Actie René.

7 Problematiek oud papier
De ontwikkelingen worden afgewacht.

8 Status jubileumreis
Het bezoek aan de Reichstag op donderdag was rond, maar is voor het koor niet haalbaar i.v.m. een optreden. Afwachten of het bezoek eerder kan plaatsvinden. De overige zaken zijn allemaal geregeld. De organisatie blijft binnen het budget.
Als het programma definitief is, wordt dit gecommuniceerd naar de leden.
Verzoek om zodra de 1e incassering gaat plaatsvinden, dit te melden bij de piano.

9 Nieuws uit de commissies
Muziek: Er zijn geen leden van de commissie aanwezig. Leon Kunzler merkt op dat al eerder gesproken is over een meerjarenplanning. Meer structuur zou prettiger zijn. Ensemblevorming moet meer op kwaliteit gebeuren. Bij de repertoirekeuze moet meer rekening worden gehouden met de setting waarbinnen het optreden plaatsvindt.
René gaat z.s.m. in overleg met Ton een vergadering van de muziekcommissie plannen waarin de genoemde voorstellen in meegenomen worden.
Concert: Jos Janssen is de voorzitter. Een draaiboek is er en zal aan Jos verstrekt worden. Leon Kunzler praat hem bij en zal dit terugkoppelen naar Jan of René.
Kompeneej: Er is 1 nieuw lid bij.
Opstoek: Het bestuur denkt na over een andere invulling. Guido polst de commissieleden.
Website: De bestuursinformatie moet geüpdate worden. Als de samenstelling van het DB wijzigt, moet dit ook doorgegeven worden aan de KvK. Actie Vincent.
Kroniek: De deadline voor de volgende kroniek is eind juni. Hulp is van harte welkom.
Copy centre: Mart Gaal leidt een aantal koorleden, waaronder Jan, op en wil ze begeleiden.
Inzake het overdragen van de taken van de ordecommissaris weet Joop niet wat de functie precies inhoudt. René gaat een gesprek regelen met Mart Gaal, Kees en Joop.

10 Leden / zorg

11 Komende activiteiten
Het vertrek naar Tongeren op 22 mei is om 7.30 uur.

12 Rondvraag en sluiting
Vincent: Worden niet-actieve en ereleden uitgenodigd voor Tongeren? Ja. Actie Vincent.
De € 15,- eigen bijdrage gaat Jan in de bus middels een machtiging incasseren.
Joop: Leuk om een vergadering bij te wonen. Er komt veel bij kijken.
Charly: Wie heeft het restant filmmateriaal van het 100-jarig bestaan? Het ligt nog bij de stichting met de bedoeling dit over te hevelen naar het VMK archief. Het materiaal moet digitaal gearchiveerd worden. Denk aan Rooynet.
Leon: op het 50+ overleg miste hij de ruimte om alles kwijt te kunnen. Tijdens dit overleg heeft hij daar wel de gelegenheid voor gekregen.
Tip van Jan voor iedereen: als er punten zijn, schrijf het op, licht ze toe, kom naar een AB.
Jan: Verzoek van de Flying High Singers om samen een optreden te verzorgen. Voorstellen aan de muziekcommissie om de dames als 3e koor uit te nodigen bij het Oranjeconcert.
René: De evaluatie van het Oranjeconcert komt op de agenda van het volgende overleg.
Jan Albers heeft schriftelijk, formeel bezwaar aangetekend tegen de ballotage van een aspirant lid. Dit strookt niet met de leeftijdsgrens die het VMK hanteert. Vincent zoekt uit welke leeftijd het koorlid had op het moment van aanmelden. René informeert bij de dirigent naar de beweegredenen en zal daarna in gesprek gaan met Jan Albers.

Bestuursvergadering 11 april 2011

Aanwezig: Jan van Bussel, Michael Claessens, René Francken, Mart Gaal, Theo Janssen, Gérard Willems, Vincent Withagen (vanaf 20.30 uur), Norbert Donders (gast), Yvonne Maas (notulist)
Afgemeld: Guido Liebrand, Mario van der Hurk (gast), Joop Giesberts (gast)
Duur: 19.30 - 23.00 uur

1 Welkom
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom. Voor Michael, Gérard, Mart en Theo is dit de laatste vergadering als bestuurslid. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
In een gesprek met de KNZV heeft het VMK gepleit voor een landelijk concours, desnoods buiten de Floriade om. Gesproken is over de oprichting van een Limburgse werkgroep. Het VMK is in principe bereid tot medewerking in de werkgroep als het tot een landelijk concours leidt.
De KNZV is het eens met een concours en gaat de andere gewesten polsen. Na overleg binnen de verenigingsraad wordt meer duidelijkheid verwacht.

3 Ingekomen / uitgegane stukken
a) Verzoek Maas- en Neergalm voor een gezamenlijk optreden. Vincent stuurt bericht dat hier voorlopig nog geen ruimte voor is.
b) Uitnodiging GGW voor concert op 29 mei. Vincent stuurt bericht dat er iemand zal komen namens het VMK maar dat i.v.m. de bestuurswissel nog onduidelijk is wie.
c) Enquêteformulier Floriade van KNZV. De nieuwe bestuursvoorzitter zal dit bekijken. Streven is om hier voor de grote vakantie duidelijkheid over te krijgen. Vincent zal doorgeven dat medio mei duidelijk is wie vanuit het VMK wil helpen met de organisatie.
d) Verzoek om op te treden met de Flying High Singers. Jan achterhaalt de data en locaties.
e) Verzoek van Ahrweiler om het programma. Anton moet nog een definitieve keuze uit de voorstellijst maken. Vincent stuurt in mei bericht.
f) Verzoek Prins Bernhard Cultuurfonds inzake collecteren wordt afgewezen. Actie Vincent.
g) Aanvraag ANBI verklaring regelt Jan. ANBI levert fiscaal voordeel op voor commissieleden die uren maken en afzien van een vergoeding. Tot maximaal € 1.500,- is jaarlijks als gift aftrekbaar.
h) Mario van der Hurk heeft stemproblemen. Afgesproken is om de komende 6 maanden de zaak aan te kijken en na de grote reis de situatie opnieuw te bespreken.
i) Beëindiging lidmaatschap Peter Janssen. Theo praat er nog een keer met hem over.
j) Optreden met Philips Symfonisch Blaasorkest. Er is doorgegeven dat het VMK hier positief tegenover staat. De muziekcommissie stelt voor om het eindejaarsconcert op 15 en 16 december 2012 in Eindhoven te houden. De meningen in het bestuur hierover zijn verdeeld. De definitieve besluitvorming vindt plaats in het nieuwe bestuur als er meer duidelijkheid is over de mogelijkheden.
k) Verzoek Theo van Dijk inzake de Toronto Northern Light naar Venray halen in 2012. Jan zal Theo berichten dat dit momenteel niet inpasbaar is.
l) Het beeldje "De wakkere Piëlhaas" wordt opgeborgen in het archief.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 14 maart 2011
Punt 3 - laatste zin woordje "gratis" verwijderen.
Met deze correctie wordt het verslag vastgesteld.

5 Doorlopen actielijsten
Actielijst bestuur
Punt 4 - Zangers van St. Frans. Michael licht het project Zing toe dat uitgevoerd wordt door docenten van het Kunstencentrum. Binnenkort gaat de lesbrief naar de scholen. Als het project klaar is, volgt een uitvoering in de schouwburg waarin het VMK family concert verweven kan worden.
Het bestuur adviseert om bij gesprekken met Norbert Leurs van het Kunstencentrum ook Jos Valks van de Zangers van St. Frans uit te nodigen. Het is goed voor de relatie tussen de koren als van begin af aan samen wordt opgetrokken. Theo bericht Jos Valks dat Michael binnenkort contact opneemt.
Punt 5 - Optredens kerkdorpen. Michael praat binnenkort met Castenray.
Punt 6 - Doenrade en Oranje staan op de lijst van koren waarmee het VMK nog een verplichting heeft.
Punt 18 - Het programma van Transparant voor het Oranjeconcert is nog niet binnen.
Punt 32 - Sociaal maatschappelijke activiteit. Dit is teruggekoppeld in het 50+ / 50 - overleg.
Als de evaluaties in het bestuur besproken worden, komt dit punt terug.
Punt 34 - Happy hour. Mart bespreekt met de Witte Hoeve de prijzen voor speciale dranken.
Punt 36 - Archief. Michael maakt gebruik van de kelder van de Witte Hoeve.
Punt 37 - Papiercontainer. De geplande datum wijzigen in juni.
De punten 6, 18, 32 (tot nader order), 34 en 36 mogen van deze lijst af.

6 Continuïteit van het bestuur
Het overzicht van de commissies met vacatures is rondgestuurd.
Jos Janssen wil geen orde commissaris worden maar wel kartrekker van de concertcommissie.
Mart gaat Norbert Donders, Joop Giesberts, Jan Arts en Wido Derks polsen voor de functie.
De nieuwe orde commissaris moet zelf een reserve persoon zoeken.
Michael zal met Jos Janssen praten en hem tevens vragen zitting te nemen in de muziekcommissie. Bern Maas en Theo Janssen stappen uit de muziekcommissie.
Mart vraagt voor de printshop en de donderdagavond Wilbert de Bruyni als kartrekker.
Mart maakt een overzicht van zijn taken en stuurt een kopie naar Jan.
De onderhandelingen met de horeca gaat Jan voorlopig doen.
Juul Vullings wil eventueel voorzitter worden van de sociale commissie. Tonny van de Boom wordt voorzitter van de kledingcommissie (beheer en onderhoud) en zoekt daar nog leden voor.
De bepaling van de kledingkeuze gaat altijd ter goedkeuring naar het bestuur.
De bibliothecaris mag zelf een nieuwe assistent zoeken.

7 Problematiek oud papier
De maandopbrengsten zijn dankzij de hoge papierprijs goed.
Op advies van de advocaat wordt geen bezwaar aangetekend. Afgewacht wordt of de gemeente de papierverzamelplaats, ingeperkt met aangepaste openingstijden, wil legaliseren binnen het huidige bestemmingsplan. Bij verkoop van de grond kan eventueel gesproken worden met de nieuwe eigenaar of uitgeweken worden naar een andere locatie.
Gérard vraagt Wim Drabbels om de coördinatie van het oud papier op zich te nemen.

8 Status jubileumreis
184 personen gaan de hele reis mee. In Berlijn zijn er 200 deelnemers. De kamerindeling is rond. Er is nog geen uitsluitsel of een bezoek aan de Reichstag mogelijk is.
Met een aanhanger aan de bus voor de uniformen mag nog maar 80 km/uur gereden worden.
In de bus wordt gezorgd voor extra stoelen waar de uniformen opgestapeld kunnen liggen.

9 ALV 21 april 2011
Tijdens de vergadering wordt een video jaarverslag getoond en het jaarverslag wordt voorgelezen door Vincent. De begroting 2011-2012 wordt gepresenteerd door Jan.
Jan werkt nog aan de jaarrekening 2010-2011 en de begroting.
Op verzoek van de dirigent wordt het 1e half uur van de ALV gerepeteerd voor het Oranjeconcert. Mart regelt de zaal.
Op de vorige bestuursvergadering is René voorgedragen als vice/voorzitter. Deze voordracht wordt nu definitief bekrachtigd door het bestuur.

10 Beleidsplannen 2011 / 2012
De plannen zijn rondgestuurd. Michael moet nog input voor het muzikaal beleidsplan sturen.
Beleidsplannen gelden voor 1 jaar. De timing van de 50+ / 50- overleggen moet volgend jaar eerder zodat de inbreng vertaald kan worden naar het beleidsplan.

11 Nieuws uit de commissies
Muziek: de commissie adviseert om niet jaarlijks mee te doen aan het Vasteloavesconcert. Het kost veel voorbereidingstijd en levert te weinig rendement op. Een meerderheid van het bestuur is het hiermee eens, maar wil ook de deur naar de harmonie openhouden.
De commissie adviseert tevens om niet meer als totale VMK op te treden op de Opstoek.
Risico kan zijn dat de leden dan niet meer naar de Opstoek komen. Is nadelig voor de omzet.
Voorgesteld wordt om op de ALV een oproep te doen voor de oprichting van een Hofkoor nieuwe stijl. Dit koor zou dan goed voorbereid kunnen zingen op de Opstoek.
Kroniek: Zag er prima uit. De voorkant was te blauw. Noodgedwongen schrijft Jan momenteel veel teksten. Op de ALV een oproep doen aan de leden om kopij te leveren.
Copy centre: Er is een onderhoudsbeurt geweest.

12 Leden / zorg
Naast de gebruikelijke ziekenboeg zijn er geen bijzonderheden te melden.

13 Komende activiteiten
De feestavond is op 26 november 2011. Voorstel om standaard de laatste zaterdag van november voor het feest te nemen. Het concert in Veulen op 10 juli is definitief.

14 Rondvraag en sluiting
Michael: Kan hij zijn voorstel van kwartaalopnames maken, voordragen in de muziekcommissie? Het bestuur is er voorstander van om eerst het barrepertoire aan te pakken.
Mart: Wat vinden de bestuursleden van de jubileum dvd? De meningen zijn verdeeld.
Uit 100 uur videomateriaal is 1 uur gefilterd. De dvd is door enkele personen goedgekeurd.
Vincent: Een Boxmeers koor is op zoek naar een bas. De oproep komt op het mededelingenbord.
René: Er zijn nieuwe sponsors binnengehaald. Zodra Jan alle informatie heeft, geeft hij deze door aan Vincent.
Gérard: Bedankt alle aanwezigen. De afgelopen bestuursjaren zijn als prettig ervaren.
Jan:- Is het zinvol een financieel onderzoek te doen naar de kosten van het opnemen van een VMK cd in een studio? Het bestuur is akkoord met het voorstel.
- De vraag van Theo van Dijk of het VMK iets wil doen met het Westminster koor als deze naar Nederland komen in februari 2012 gaat naar de muziekcommissie.
- Inzake de verjonging de tip van de KNZV om een 4-tal inloopavonden te organiseren. In het begin van het jaar, omweven met veel pr. Jan vraagt Jac Janssen of hij interesse heeft in het mee opzetten.
- Garage Gommans-de Wit (cultuursponsor) is genomineerd voor vakgarage 2010.
Verzoek aan de koorleden om hun stem uit te brengen. Theo vraagt dit aan de piano en Vincent mailt de betreffende brief naar de koorleden.
Norbert: goed idee om de koorleden uit te nodigen voor het bestuursoverleg. Je leert zo de mensen vanuit een andere setting kennen.
Theo bedankt de aanwezigen en sluit zijn laatste vergadering als voorzitter van het VMK af.

Bestuursvergadering 14 maart 2011

Aanwezig: Jan van Bussel, Michael Claessens, René Francken, Theo Janssen, Guido Liebrand, Gérard Willems, Yvonne Maas (notulist)
Afgemeld: Mart Gaal, Vincent Withagen, Jos van Bree (gast), Norbert Donders (gast)
Duur: 19.30 - 22.55 uur

1 Welkom
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
Het contract met Guido Dieteren komt bij punt 13 aan de orde.

3 Ingekomen / uitgegane stukken
Theo licht de belangrijkste punten toe.
- De KNZV heeft gevraagd of het VMK mee wil doen aan de Floriade en wil helpen bij de organisatie van een korenweekend. Het bestuur wil wel medewerking verlenen en zelf optreden als het op de Floriade een concours wordt waar landelijk wordt gewedijverd. E.e.a. is afhankelijk van hoe, wat en wanneer georganiseerd wordt.
- Manders Industries is cultuursponsor af. Jan mailt de betreffende brief naar René.
- De door Henk Hermsen gemaakte opnames van de KRO mis worden alleen op de VMK site geplaatst voor het publiek als de dirigent akkoord is. Anders na inloggen alleen voor de leden. Het bestuur adviseert om de film niet op YouTube te plaatsen. Henk Hermsen mag gecomplimenteerd worden voor zijn initiatief. De KRO opnames zijn door Bert Janssen aan de videoclub van de Grote Kerk ter beschikking gesteld. Deze bieden een kopie aan voor
€ 25,-. Michael gaat een exemplaar van de dvd regelen.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 14 februari 2011
Actielijst bestuur punt 18: Cantoriato moet zijn Canto Rinato.
Actielijst beleidsplan punt 13: fondsenwerving wordt z.s.m. opgestart door René en Jan.
Het verslag wordt vastgesteld.

5 Doorlopen actielijsten
Actielijst beleidsplan
Punt 2 - Ontwikkelen sociale activiteiten komt op de agenda van het 50+ / 50- overleg.
In juni wordt een nieuwe actielijst opgesteld a.d.h.v. het beleidsplan. Deze lijst mag weg.
Actielijst bestuur
Punt 4 - Bespreking met bestuur Zangers van St Frans. Michael maakt een resumé van het Zing project.
Punt 5 - Kerkdorpentoer. Michael heeft een plan voor de toer gemaakt en blijft dit plan ook beheren. In 3 jaar tijd worden de kerkdorpen bezocht. De bezoeken worden gecoördineerd door de muziekcommissie die de geplande data terugkoppelt naar het bestuur.
De fanfare uit Castenray wil in november / december iets doen met het VMK. Michael gaat informeren wat men precies wil.
Punt 32 - De agendapunten voor het 50+ / 50- overleg zijn: organiseren sociaal maatschap-pelijke activiteit (Vincent beheert de reeds aangeleverde ideeën), repertoirekeuze, verjonging (nieuwe methode zoeken om leden binnen te halen), solistenwerk, zingen in kleine ensembles, nadenken over ideeën voor de feestavond op reis.
Voor de commissieledenvergadering worden de eigen commissieleden uitgenodigd. De voormannen van de stichting vragen om aan te geven wie uitgenodigd moet worden. Bestuursleden die namen hebben van mensen die ook bij de vergadering horen, kunnen deze namen naar Vincent sturen. Op de agenda: informatie uitwisselen over bestuurlijke activiteiten, nadenken over ideeën voor de feestavond op reis, activiteiten 2011, vacatures.
Theo regelt met Vincent de agenda en uitnodiging.
Punt 36 - Michael gaat achter archiefruimte aan.
Punt 37 - Op de brief van de gemeente inzake de papiercontainer is gereageerd.

6 Continuïteit van het bestuur
Mart heeft gesproken met Jos Janssen, potentiële nieuwe ordecommissaris. De uitkomst van dit gesprek is niet bekend. Mocht Jos Janssen afzien van deze taak, dan zal Theo hem benaderen met de vraag of hij kartrekker van de concertcommissie wil worden.
Guido blijft nog 1 jaar bestuurslid. Harrie Surminski, Harrie Manders en Kees Roelofs zijn de kandidaten die door het bestuur worden voorgesteld. Harrie M. en Kees zullen de aankomende vergaderingen regelmatig verhinderd zijn. René informeert bij de twee heren of men zich op de ALV definitief kandidaat wil stellen.
Voorlopig zal het bestuur dan bestaan uit 7 leden. Streven is om in 2012 terug te gaan naar 5.

7 Problematiek oud papier
De correspondentie heeft het bestuur gezien. De reactie van de gemeente wordt afgewacht.

8 Status jubileumreis
De contracten voor het onderbrengen en de maaltijden zijn bijna rond.
Het programma is goed gevuld waarbij rekening is gehouden met voldoende vrije tijd.
Theo heeft nog geen bericht gehad van Ria Oomen over de Reichstag.

9 Agenda ALV
Aan de concept agenda worden een woordje door Leo Janssen en de reis toegevoegd.
Punt 5 - Theo stemt met Vincent af of het jaarverslag met beeld en geluid behandeld wordt. Na punt 6 - bestuursverkiezing - geeft de voorzitter het woord aan de vicevoorzitter die de rest van de vergadering zal leiden. René neemt het vicevoorzitterschap op zich. Dit principe voorstel wordt op de volgende bestuursvergadering bekrachtigd als besluit.
Jan zal de reis toelichten. Theo blijft voorzitter van de reiscommissie.
Punt 12 van de agenda vervalt.
Voor het optreden in Tongeren op 22 mei maakt Michael een programmavoorstel dat naar het bestuur gestuurd wordt. Men gaat met de bus, zonder partners.

10 Beleidsplannen
Het choreografisch beleidsplan is definitief. Michael stuurt het muzikale beleidsplan door naar het bestuur. Dit plan komt op de agenda voor het volgende overleg (Vincent).
Het bestuurlijke beleidsplan wordt door Jan geactualiseerd.
Het streven is om de 3 beleidsplannen vóór 21 april op de VMK site te plaatsen (Jan).

11 Voorstel Jan Albers voor repetitieweekend
De muziekcommissie moet het voorstel nog bespreken. Het bestuur verwacht dat het animo gering zal zijn. Theo verifieert bij Jan Albers of hij een structureel weekend bedoelt.
Het punt komt op de agenda voor het 50+ / 50- overleg. Hierna beraadt het bestuur zich.
Michael oppert om een weekend te organiseren met workshops, ensembles, gastdirigenten, gastkoren (m.n. die koren waarmee nog afspraken lopen) met aan het einde een voorstelling.
Op 9 april is er een extra repetitie van 9.30 - 12.30 uur. Aansluitend een evaluatie van het bestuur met de muzikale directie inclusief Anita. Jan regelt de zaal en lunch.
12 Afspraken met leden die gedurende lange tijd niet op de repetitie kunnen komen
Met de volgende leden zijn afspraken gemaakt:
Henk Verstegen - het bestuur is destijds akkoord gegaan met een tijdelijk niet actief lidmaatschap met een maximale duur van 60 maanden.
Patrick van der Broek - verwacht na 2 1/2 jaar weer meer tijd te krijgen. Als dat niet lukt, dan houdt het op voor het VMK. Theo praat nog een keer met Patrick hierover.
Marcel Tonen - te druk met het werk. Heeft toegezegd om na carnaval weer te komen.
Jan Kusters - Gérard neemt contact op met zijn echtgenote. Aangezien er geen vooruitgang te verwachten is, wordt het lidmaatschap beëindigd.

13 Nieuws uit de commissies
Muziek: overleg op 31 maart over o.a. het jaarprogramma 2011, de continuatie van de Vasteloaves concerten en de muziekkeuze tijdens de Opstoek.
Op 26 maart zijn audities voor het familieconcert. Dit zal in 2012 plaatsvinden i.p.v. 2011.
Het bestuur bespreekt op de volgende bestuursvergadering de evaluaties van de Vasteloaves concerten en de Opstoek en zal dan een standpunt innemen over al dan niet actief deelnemen aan de evenementen. De vraag is of de Opstoek nog gedragen wordt door de koorleden.
Concert: Inzake het contract met Guido Dieteren voor het eindejaarsconcert 2011 vraagt Theo nog een paar puntjes na bij Dieteren. Het bestuur gaat akkoord met ondertekening.
Jan schrijft een stukje voor de prospectus van de schouwburg.
Kroniek: de eerstvolgende komt aan het einde van de maand uit.

14 Leden / zorg
Geen bijzonderheden te melden.

15 Komende activiteiten
De eindejaarsconcerten 2011 kunnen toegevoegd worden (Vincent).

16 Rondvraag
Michael: Voorstel om per kwartaal 3 à 4 nummers op te nemen (audio) als registratie voor het VMK archief. Hier zou t.z.t. een geluidsdrager van gemaakt kunnen worden.
Goed idee. Michael neemt het mee naar de muziekcommissie.
Jan: - Het contract met de dirigent is geïndexeerd. Jan stuurt de overeenkomst naar het bestuur. De nieuwe overeenkomst is 1 jaar geldig.
- Verzoek aan de bestuursleden om zich bij het verteer na de vergadering te houden aan de afspraak van 3 consumpties voor rekening van het VMK. Overige zijn voor eigen rekening.

Bestuursvergadering 23 feb. 2011

Aanwezig: Theo Janssen, Jan van Bussel, Mart Gaal, Vincent Withagen, Rene Francken, Michael Claessens, Gérard Willems
Afgemeld: Hans Arts (gast); Guido Liebrand; Yvonne Maas (notulist)
Duur: 19.30 - 22.30 uur

1 Welkom
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
De besproken punten staan op de agenda.

3 Ingekomen / uitgegane stukken
Vincent licht de belangrijkste ingekomen en uitgegane stukken toe.
- Er gaat geen delegatie van het Bestuur naar de hoorzitting over de korting op de jaarlijkse subsidie.

4 Concept verslag VMK bestuursvergadering 10 januari 2010
Tekst wijzigen bij:
Punt 6 actielijsten - Goederen- en dienstenveiling.

5 Doorlopen actielijsten

Actielijst bestuur
Punt 4 - Op 18 maart aanstaande is er een bijeenkomst met het Bestuur van de Zangertjes van St. Frans. Rene, Jan, en Theo vertegenwoordigen VMK
Punt 5 - Ton gaat niet akkoord met het voorstel om de mis in Tongeren samen met Doenrade te zingen.
Punt 18 - Jan pakt samen met Harriet Bisschops de PR hiervoor op. De kosten ad 500 € voor Cantoriato worden goedgekeurd.
Punt 32 - Voorstellen voor Sociaal Maatschappelijke activiteit gaan we bespreken in de 50+ en 50- bijeenkomsten
Punt 34 - De nieuwe afspraak met de Witte Hoeve is dat bij Happy Hour consumpties vanaf het einde van de repetitie € 1,50 kosten. In maart en april gaan we dat uitproberen.
Punt 36 - Michael neemt het initiatief om verschillende goederen (boeken, vaandels, kleine dozen en grote dozen) op verschillende plekken (Witte Hoeve / Franciscanenpoort) onder te brengen.

Actielijst beleidsplan
Punt 4 - Concours. KNZV heeft nog niet gereageerd op verzoek in de najaarsvergadering. Het uitblijven van een reactie door KNZV is uitermate teleurstellend.

Het organiseren van een Mannenkorenweekend met de koren waar we nog een optreden mee moeten doen is een goed idee maar kan niet in plaats van deelname aan een concours.
Deelname aan een concours wordt besproken in de vergadering van de muziekcommissie.
Punt 9 - De derde en vierde rij van tweede tenoren verstoren de repetitie regelmatig.
Punt 13 - Fondsenwerving wordt in januari opgestart door René.

6 Continuïteit van het bestuur
Het werven van nieuwe bestuursleden verloopt moeizaam en heeft nog niet geleid tot toezeggingen van mensen die op dit moment in het bestuur willen. Er zijn tot nu toe 9 personen benaderd. Het is vaak geen onwil maar allerlei omstandigheden waarom men nu niet in het Bestuur kan stappen. Ook heeft men de indruk dat de tijdsbesteding groter is dan voor jongeren mogelijk is in verband met bijvoorbeeld gezin en carrière. We willen naar een coördinerend bestuur in plaats ook het vele uitvoerende werk zelf doen.

De vertrekkende bestuursleden geven aan dat zij naast het lidmaatschap van het Bestuur ook het merendeel van hun taken neer zullen leggen. Theo blijft nog betrokken bij de organisatie van de reis. Michael wil het Archief blijven onderhouden en zolang er geen opvolger is, de Muziekcommissie voorzitten. Mart stopt met zijn werkzaamheden en heeft daarvoor ook alternatieven aangegeven. Gerard blijft zich bezighouden met de presentiegegevens en de jaarlijsten voor de papiercontainerdienst.

7 Oud papier
Het bewaarschrift van de buurtbewoners van de Molenklefweg is door de bezwarencommissie toegewezen. B&W hebben het advies overgenomen om de container daar niet langer toe te staan. De belangrijkste grond is dat het bestemmingsplan aldaar handel voorschrijft.
De papiercontainer moet volgens de brief van B&W binnen vier maanden weg zijn.

Aangezien de opbrengt van oud papier een substantieel deel van onze begroting is wordt besloten:
- Bewaar te maken tegen de termijn van vier maanden
- Te laten onderzoeken of juridische stappen tegen de beslissing zinvol zijn
- Met spoed te zoeken naar een alternatieve locatie. Hiervoor gaan we ook de leden inschakelen

Jan en Rene zoeken op korte termijn contact met een advocaat om het bezwaar te maken tegen de periode van vier maanden en een advies te geven over te nemen stappen tegen de beslissing. Het budget hiervoor bedraagt 3000 €.

Jan is het aanspreekpunt voor de pers.

8 Status jubileumreis
De hotels zijn definitief geboekt. De kamerindeling wordt vanaf komende week geïnventariseerd bij de leden.
De meeste optredens / missen zijn afgesproken.
De verwachting is dat in mei de organisatie rond zal zijn.

9 Nieuws uit de commissies
Muziek: het eerstvolgende overleg vindt plaats op 26 februari. Het beleid zal zijn om minder nieuwe stukken in te studeren.
Verjonging: Tijdens het opstoekmatinee zullen flyers voor koorscholing worden uitgedeeld.
Kompeneej: Drie nieuwe leden: Nel Jeuken, Glenn van Kreij, Ria Jansen. Harrie Tielen stopt met ondersteuning.
Opstoek: Er is 200 € beschikbaar voor consumptiebonnen.
Site: De nieuwe kalender moet via Harrie Francken op de site. Aktie Vincent
PR: Jan moet op zoek naar nieuwe leden die tijd in de pr kunnen stoppen. Piet Pannekoek is gestopt, Hubert Vroomen is druk met werk.
Regio overleg: OP 14 maart vindt de voorjaarsbespreking plaats
Flits: Vincent neemt de taak van Piet Pannekoek over om Flitsen te versturen.

10 Leden / zorg
Naast de updates over de zieke leden is er geen ander nieuws.

11 Komende activiteiten / kalender
Vincent stuurt updates voortaan naar Harrie Francken

12 Rondvraag
Voor de Carnavalsmis is het nodig dat het koor om 7.30 aanwezig is. Voor leden ouder dan 70 jaar wordt een uitzondering gemaakt. Theo maakt dat bij de repetitie bekend.
Rene: Welke afspraken zijn er gemaakt met individuele leden die niet altijd op de repetitie kunnen zijn? Dit punt komt op de agenda van de komende vergadering
Jan vraagt om opmerkingen over het concept beleidsplan 2011 / 2012. Ieder leest het door en mailt de opmerkingen naar Jan.
Wiel vraagt wanneer de DVD komt. Deze komt midden maart in verband met privéomstandigheden van de DVD man
Wiel vraagt of er meerdere personen kunnen worden ingedeeld bij de papiercontainer. Dit komt op de agenda van de 50+ / 50- besprekingen.
Wiel heeft zich gestoord aan de lage opkomst bij de afscheidsdienst van Ria Schipper

De voorzitter sluit de vergadering na denkzegging van de gasten.

Bestuursvergadering 10 jan. 2011

Aanwezig:  Jan van Bussel, Michael Claessens René Francken, Mart Gaal, Theo Janssen, Guido Liebrand, Vincent Withagen, Hans Gommans (bestuur stg. 10 jaar VMK), Leo Janssen (bestuur stg. 100 jaar VMK ), Jan Albers (gast), Yvonne Maas (notulist)
Afgemeld:  Gérard Willems, Paul Min (gast), Jos Cox (gast)
Duur:        19.30 - 22.30 uur

1 Welkom
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2 Bijpraten vanuit de Stichting 100 jaar VMK
Een viertal activiteiten moet de stichting nog evalueren. Vastgesteld mag worden dat het beoogde programma wel ongeveer uitgevoerd is. De uiteindelijke financiële afrekening komt in de 2e helft van 2011. Met gebruik van het garantiekapitaal zit de zaak financieel waarschijnlijk dicht. Op de ALV kan aan de koorleden de stand van zaken toegelicht worden. De verwachting is dat de stichting eind 2011 opgeheven kan worden.
Er worden aparte bedankbrieven verstuurd naar de betrokkenen. In de Peel & Maas komt een bedankadvertentie.
De factuur voor de aangeschafte piano kan naar het ministerie gestuurd worden als verantwoording van de loterij. Hans Gommans checkt bij het Prins Bernhard Cultuurfonds of er aanspraak kan worden gemaakt op subsidie.
Van de 500 bestelde dvd's zijn er 264 bij voorinschrijving verkocht. Van het jubileumboek zijn 314 exemplaren over. (50 liggen bij het VMK, de rest is voor de verkoop).

3 Eventueel toegevoegde stukken vanuit het DB
De besproken punten staan op de agenda.

4 Ingekomen / uitgegane stukken
Vincent licht de belangrijkste punten toe.
- Ton handelt de brief van BUMA/STEMRA over de opgave van repertoire 2010 af.
- De mail van Theo van Dijk die gesproken heeft met Guido Dieteren over het eindejaars-concert 2011, gaat naar de muziekcommissie.
- Informeel zijn er veel positieve reacties ontvangen op de concerten.

5 Concept verslag VMK bestuursvergadering 13 december 2010
Tekst wijzigen bij:
Punt 8 - Voor het gedeelte over het muzikaal beleidsplan en de choreografie....
Punt 11 - Een pr teamlid is uitgenodigd voor de Opstoek bijeenkomst in januari.
Het verslag wordt met deze aanpassingen vastgesteld.

6 Doorlopen actielijsten
Actielijst beleidsplan
Punt 4 - Concours. Men is in afwachting van de uitnodiging voor een gesprek met het KNZV.
Punt 9 - Discipline. Verzoek aan Vincent om de naam van Mart in te vullen bij "actie door".
Punt 13 - Fondsenwerving wordt in januari opgestart door René.
Punt 16 - Goederen dienstenveiling. Ooit opgezet om extra inkomsten te genereren. Zolang de opbrengst van het oud papier goed blijft, wordt de veiling voorlopig niet georganiseerd.
De goederen dienstenveiling gaat nu van de lijst af en zal worden meegenomen in het beleidsplan 2011.
Met de papieropbrengst groeit het eigen vermogen. Binnen 2 maanden moet er binnen het bestuur duidelijkheid komen over hoe hoog men het eigen vermogen laat oplopen.

Ontwikkelen nieuwe sociaal maatschappelijke activiteiten
Ideeën zijn papier opruimen in wijken, zingen op Schuttersveld, een dag toeren met minder validen, concert in de schouwburgfoyer voor minder validen, grote sponsor dienst aanbieden.
Op de 50+ / 50- bijeenkomst en de commissieledenvergadering wordt dit punt ook besproken. Ideeën die hieruit voorkomen worden in het bestuur voorbereid voor de ALV.

Actielijst bestuur
Punt 4 - Nog geen reactie van de Zangers van St. Frans. Jan mailt Jos Valkx.
Punt 18 - Het Oranjeconcert staat op de agenda van de muziekcommissie in januari.
Punt 31 - Allochtonen betrekken bij het VMK. Michael koppelt terug naar Theo van Dijk dat hier informeel aan wordt gewerkt middels het project ZING.

7 Continuïteit van het bestuur
Theo legt in april 2011 voorzittersfunctie neer en zal niet terugkeren als bestuurslid. Ook Gérard, Mart, Michael en mogelijk Guido stoppen in april 2011 als bestuurslid.
In 2002 is het bestuur vanwege het jubileum uitgebreid naar 9 leden. Mogelijk kan nu worden volstaan met minder leden.
Verzoek aan de aftredende bestuursleden om op korte termijn duidelijkheid te verschaffen of men taken wil blijven vervullen als niet-bestuurslid. Het is mede hiervan afhankelijk hoeveel werk op de overige bestuursleden neerkomt. Het ronselen van nieuwe bestuursleden gebeurt alleen door de bestuursleden die aanblijven. Dit moet met spoed in gang worden gezet.
Alle huidige bestuursleden kunnen bij Vincent namen aandragen voor potentiële leden.
Op de eerstvolgende repetitie worden de koorleden geïnformeerd.

8 Protocol ereleden / leden van verdienste
Bij de genoemde voorbeelden in het protocol moet vermeld worden dat deze bedoeld zijn om het niveau te bewaken. Het woord "embleem" vervangen door "versierselen". Guido mist de tekst over wat er gebeurt als een erelid of lid van verdienste zich dusdanig gedraagt dat deze geroyeerd wordt. De in de statuten vermelde tekst hierover geldt voor alle leden. Guido bekijkt de statuten of aanvulling nodig is en of de ALV of het bestuur in voorkomende gevallen hierover een besluit moet nemen. Jan past de tekst van het protocol aan.

9 Status jubileumreis
De reiscommissie heeft een bezoek aan Berlijn gebracht. Aangezien het alternatieve hotel niet naar wens was, is besloten terug te gaan naar de eerste keuze.
Men is bezig om contacten in Berlijn te leggen. Theo informeert bij Ria Oomen die iets zou proberen te regelen in de Reichstag.

10 Nieuws uit de commissies
Muziek: het eerstvolgende overleg vindt plaats op 20 januari.
Verzoek van Guido om de vraag van de Opstoek commissie mee te nemen inzake de invulling van een optreden van 20 minuten.
Concert: bezig met de voorbereidingen voor het eindejaarsconcert. Het verzoek van de schouwburg om de datum voor het eindejaarsconcert door te geven, is naar Ton gestuurd.
Het voorstel om te denken aan een middagconcert neemt de muziekcommissie mee.
Michael gaat binnenkort met Ton en Jac naar het Kunstencentrum om te praten over een lesbrief voor de basisscholen.
Kroniek: alle kopij is binnen. De kroniek verschijnt nog 1 x in de jubileum stijl. Daarna in de nieuwe VMK huisstijl. Gevraagd wordt of de kroniek ook in wachtkamers of bij de bibliotheek ligt. Nee, de verspreiding is al breed genoeg.
Het concept briefpapier wordt besproken en met enkele aanpassingen definitief. Vincent vraagt nog 1 x om een concept bij drukkerij Van den Munckhof.
Site: het besluit moet nog worden genomen per wanneer de jubileumsite ter ziele gaat. Markante zaken van de jubileumsite kunnen eventueel overgenomen worden op de VMK site.
Jan Albers mist een gastenboek op de site. Om te voorkomen dat hier ongewenste teksten in verschijnen, gaat Jan aan Wilbert vragen om een nieuwe pagina waarbij de pr commissie zelf besluit welke teksten in het gastenboek geplaatst worden.
PR: Jan moet op zoek naar nieuwe leden die tijd in de pr kunnen stoppen.
Opstoek: de organisatie ligt op schema. De commissie schrijft zelf een artikel voor de pers en levert dit aan bij de pr commissie. De prijsafspraak met de schouwburg is rond.
Jan Aarts en Henk Stiphout zijn toegetreden als nieuw lid van de commissie.

11 Leden / zorg
Er moet 1 lijn worden doorgevoerd bij leden die de repetitie niet bezoeken. Jan bekijkt of er een protocol is dat erin voorziet hoe om te gaan met leden die tijdelijk niet actief (kunnen) zijn.

12 Vaststellen koorvakantie
Voorstel vakantie op 21 en 28 juli, 4 en 11 augustus. Vincent stemt het met Ton af.

13 Rondvraag
Michael: - De harmonie heeft gevraagd om de arrangementen voor de Limburgse nummers. Hans Gommans informeert bij Nard Reinders.
- Er is gebrek aan archiefruimte voor alles wat geen documenten zijn. Mart en Theo zoeken een oplossing. Geopperd wordt om als vereniging een brandvrije ruimte te huren
Jan: De evaluatie van de mis en het Nieuwjaarstreffen moet nog gebeuren. Vincent zet het punt op de agenda van het volgende overleg. Opgemerkt wordt dat er iets aan moet worden gedaan zodat meer dames naar het Nieuwjaarstreffen komen. De uitnodigingsbrief was alleen aan de koorleden gericht.
René: Het optreden tijdens de Loek Nelissen prijsuitreiking heeft veel positieve reacties opgeleverd. Wel was het geluid slecht en de choreografie is een punt van aandacht.
Hans: heeft Von Reinders de partijen terug gegeven? Michael informeert bij haar.
Leo: - Heeft Michael de orkestratie van "Twieje biën"? Nee.
- De stichting zal zich melden bij het bestuur zodra er nieuws is.
Jan Albers: het was een nuttige vergadering. Het bestuur is met veel dingen bezig.
- Het is jammer dat weinig partners meegaan met de koorreis. Mogelijk door de reisduur.
- Op de 50+ is gesproken over een repetitieweekend. Hier heeft hij niets meer over gehoord.
Vincent zet het punt op de agenda voor het volgende overleg.

Bestuursvergadering 13 dec. 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 08 nov. 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 13 okt. 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 30 aug. 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 09 aug. 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 12 juli 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 14 juni 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 10 mei 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 12 april 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 08 maart. 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 08 feb. 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 11 jan. 2010

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 14 dec. 2009

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 04 nov. 2009

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 12 okt. 2009

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »

Verslag bestuursvergadering 21 sept. 2009

Klik hieronder om het verslag te bekijken.

Lees meer »